چگونه می توان شماره فاکتور را به صورت خودکار در اکسل تغییر داد؟

برای ایجاد شماره فاکتوری که به صورت خودکار در اکسل تغییر کند، باید یک ماکرو به سند اضافه کنید. ماکرو مجموعه‌‌ای از دستورالعمل‌‌های منحصر به فرد است که شماره فاکتور را به هریک از خانه‌‌های منفرد می‌‌دهد تا هر بار که فاکتور باز می شود برای شماره بعدی به روز شوند.

در زیر مراحل ایجاد شماره فاکتور خودکار در اکسل آورده شده است:

1. فاکتور خود را در اکسل ایجاد کنید.

بسیاری از قالب‌‌های فاکتور اکسل به صورت آنلاین و رایگان موجودند که می توانید از آنها استفاده کنید. یکی از آنها را انتخاب کرده و فاکتور خود را بسازید. برای مثال اولین شماره فاکتور خود را “1000” در نظر بگیرید. در یک خانه فقط باید این شماره قرار داده شود و هیچ اطلاعات دیگری برای آن خانه تعریف نشود.

2. خانه‌‌ای که شماره فاکتورتان در آن ثبت شده را یادداشت کنید.

به عنوان مثال “C2”. برای ماکرو، به این اطلاعات موقعیت نیاز دارید.

3.ALT+F11 را انتخاب کنید.

هر دو دکمه را همزمان نگه دارید. شما به صفحه “Microsoft Visula Basic for Applications” منتقل می شوید.

4. بر روی “This Workbook” دو بار کلیک کنید.

این گزینه را می توانید در قسمت چپ، زیر “Microsoft Excel Objects” مشاهده کنید.

5. این کد را به دقت بازبینی کرده و آن را کپی و سپس درج کنید.

پس از آن که آن را جایگزین شماره خانه C2 کردید، کد زیر را کپی کنید. آن را در “Microsoft Visual Basic for Applications”  که در قسمت سمت راست صفحه قرار دارد، قرار دهید (این پنجره باید خالی باشد).

دستور آن از این قرار است:

Private Sub Workbook_Open()
Range(“C2”).Value = Range(“C2”).Value + 1
End Sub

6. تنظیمات ماکروی خود را بررسی کنید.

در قسمت نوار ابزار به “Developer” رفته و “Macro Security” را انتخاب کنید. گزینه‌‌های “Enable all macros” و “Trust access to the VBA project object model” را انتخاب کنید.

7. سند را با عنوان Macro-Enabled ذخیره کنید

هنگامی که قصد دارید سندتان را ذخیره کنید، نام فاکتورتان را نوشته و نوع آن را به “Excel Macro-Enabled Template” تغییر دهید. سپس آن را ذخیره کنید.

8. کامپیوتر خود را مجدداً راه‌‌اندازی کنید

کامپیوتر خود را مجدداً راه‌‌اندازی کرده، سپس بر روی excel invoice کلیک کنید. شماره فاکتور باید به طور خودکار، به روز شود، و در ادامه شماره بعدی جایگزین آن شود.

9. فاکتور جدید را شروع کنید.

به مجرد اینکه برای آخرین کار خود، اطلاعات را به روز کردید، باید آن را با نام جدید ذخیره کنید، به عنوان مثال، “فاکتور 1001”. به یاد داشته باشید که فاکتور خود را با عنوان “Excel Macro-Enabled Template” ذخیره کنید.

هر دفعه که فاکتور جدیدی ایجاد می‌‌کنید، باید یک نام برای آن در نظر گرفته و نوع فاکتور را نیز انتخاب کنید.

بسیار مهم است که هنگام ایجاد یک فاکتور جدید، همیشه آخرین فاکتور ذخیره شده را باز کنید، و به این ترتیب است که شماره فاکتورها پشت سر هم می‌‌خورند.

سئوالهای دیگری در رابطه با موضوع چگونگی تغییر خودکار شماره فاکتور در اکسل:

شماره فاکتور چیست؟

شماره فاکتور یک شناسه است. یک شرکت برای هر فاکتور یک شماره منحصربه فرد اختصاص می‌‌دهد، بدین ترتیب آن فاکتور می‌‌تواند به طور صحیح پیگیری شود. ایجاد این شماره می‌‌تواند دستی انجام شود، یا بطور خودکار (همانطور که در بالا گفته شد)، یا از طریق نرم‌‌افزار حسابداری که هربار برای یک فاکتور جدید، به طور خودکار، یک شماره  جدید ایجاد می کند.

بهترین روش برای شماره‌‌گذاری فاکتورها چیست؟

بهترین روش فاکتورزنی، شماره‌‌های پیاپی و با یک شناسه است.

به عنوان مثال، میچ به تازگی تجارت خود، به نام موتورسیکلت‌‌های میچ، را آغاز کرده است، که موتورسیکلت‌‌های سطح بالایی را می‌‌فروشد و به آنها خدمت‌‌رسانی می‌‌کند. اولین فاکتور وی می‌‌تواند چیزی شبیه این باشد: “MM001”. شماره‌‌گذاری فاکتور بعدی وی “MM002” خواهد بود، و همین طور تا آخر.