تفاوت بین سفارش خرید و فاکتور چیست؟

اولین قدم در معاملات تجاری، ایجاد سفارش خرید است که توسط خریدار صادر می‌‌شود و به فروشنده اجازه می‌‌دهد تا کالا یا خدمات را با قیمت مشخص ارائه دهد. اما فاکتور صورتحسابی است که هنگام تحویل کالا یا در پایان خدمات ارائه شده صادر می‌‌شود.

مقایسه سفارش خرید با فاکتور

اگرچه بسیاری از اطلاعات مربوط به سفارش خرید و فاکتور یکسان هستند، این اسناد دو عملکرد بسیار متفاوت را ارائه می‌‌دهند.

سفارش خرید، در آغاز معامله تجاری و توسط خریدار (یا مشتری) صادر می‌‌شود که شامل توقعات مشتری در مورد محصول یا خدمات مورد نیاز، مقدار و قیمت آن است. مشتری سفارش خرید را به منظور تأیید فروشنده، برای او ارسال می کند. پس از تأیید، سفارش خرید به یک سند لازم‌‌الاجرای قانونی تبدیل می‌‌شود.

فاکتور، توسط فروشنده (یا عرضه‌‌کننده) و پس از تکمیل شرایط مندرج در سفارش خرید، صادر می‌‌شود. فاکتور شامل قیمت از قبل توافق شده است که خریدار باید پس از اینکه سفارش آماده شد، آن را بپردازد و می‌‌تواند شامل گزینه‌‌های پرداختی دیگری (ازجمله چک، پرداخت الکترونیکی یا موارد دیگر) نیز باشد.

فاکتور باید شامل شماره سفارش اصلی خرید باشد (که درموارد لزوم) بتوان به آن مراجعه کرد. این به بخش حسابداری مشتریان نشان می‌‌دهد که قبلاً به این معامله اعتبار تخصیص داده شده و مورد تصویب قرار گرفته است. این سند می تواند سرعت دریافت طلب را برای فروشنده تسریع کند.

شماره سفارش خرید چیست؟

شماره سفارش خرید، شماره‌‌ای منحصر به فرد است که در فرم مربوط به آن دیده می‌‌شود. به منظور اینکه هر سفارش خرید از بقیه سفارشها متمایز باشد، هر شماره فقط یک بار مورداستفاده قرار می‌‌گیرد. وقتی که در نرم‌‌افزارهای حسابداری فاکتور جدیدی ایجاد می‌‌کنید، شماره جدید به طور خودکار برای فاکتور زده می‌‌شود. در کل مراحل خرید، این شماره برای مشتری و فروشنده مبنای مراجعه است و بعداً، زمان ارسال فاکتور، توسط فروشنده استفاده می شود.

چه اطلاعاتی باید در سفارش خرید درج شوند؟

سفارش خرید باید شامل اطلاعات زیر باشد:

• تاریخ روز
• شماره سفارش خرید
• اطلاعات تماس با فروشنده (از جمله آدرس ایمیل)
• شرح کالا یا خدمات
• تعداد کالاها یا خدمات
• یادداشت های ویژه
• قیمت
• اطلاعات مالیاتی

چرا سفارش خرید مهم است؟

سفارش خرید به چند دلیل مهم است، زیرا:

بصورت قانونی لازم‌‌الاجراست

این سفارش به منزله یک توافق رسمی بین خریدار و فروشنده است، که برای مدیریت هر دو شرکت معتبر است. سفارش خرید نیازی به قرارداد جداگانه ندارد.

پیگیری محصول یا خدمات را آسان‌‌تر می‌‌کند

سفارش خرید چیزی است که می‌‌توان با مراجعه به شماره‌‌ای که روی آن ذکر شده، از آن در تمام معامله استفاده کرد.

صورت وضعیت برای فروشندگان را ساده می کند

فروشنده شماره سفارش خرید را در فاکتور ارجاع می‌‌دهد، تا نشان دهد که این محصول یا خدماتی که ارائه شده، از قبل موردتائید قرار گرفته بوده است.

نحوه استفاده از سفارش خرید

ایجاد سفارش خرید و مراجعه به آن، می‌‌تواند برای خریدار و فروشنده، زمان زیادی را صرفه‌‌جویی کند. بیایید با یک مثال آن را نشان دهیم:

دوناتِ دان یک دونات زنجیره‌‌ای است که دفتر مرکزی آن در شهر پورتلند ایالت اورگان واقع شده است. دان برای تأمین بودجه بازسازی فروشگاه‌‌های برترش در شهر، برای اینکه ظاهر خاطره‌‌انگیز دهه 1950 را داشته باشند، به بانک مراجعه کرد. اگر این طرح خوب کار کند و مشتریانش آن را دوست داشته باشند، دان آن را در هشت فروشگاه دیگر خود نیز پیاده خواهد کرد. پس از دریافت اعتبار از بانک، او به دنبال یافتن شخصی برای تأمین یا ساخت مبلمان موردنیاز خود می‌‌رود. پس از جستجوی پیگیرانه آنلاین و تلفنهای بی‌‌شمار، در لندن پایتخت انگلستان، شخص تأمین‌‌کننده‌‌ای را پیدا می‌‌کند که صندلی‌‌ها، پیشخوان‌‌ها و تزئینات دیواری را با مشخصات دقیقی که مدنظرش بود، بسازد. نام این شخص جان بود. دان و جان در مورد خواسته‌‌های دان و هزینه‌‌های مرتبط با آن، گفتگوهای زیادی می‌‌کنند و در نهایت درمورد قیمت به توافق می‌‌رسند.

اندکی پس از آخرین گفتگوی آنها، دان به حسابدار خود این اختیار را می‌‌دهد تا یک سفارش خرید جدید تنظیم کند. سفارش خرید بازتاب دقیقی از بحث و گفتگوی او با جان است – اقلام مورد نیاز، قیمت‌‌ها و تمام ملاحظات خاص (مانند صندلی‌‌هایی که به جای رنگ قرمز، باید روکش‌‌های نارنجی داشته باشند).

دان همچنین در مذاکرات خود با جان تصریح کرد که تا چهار ماه آینده، او باید کار نهایی را تحویل دهد، بنابراین، این جزئیات را نیز در سفارش خرید می‌‌نویسد. خلاصه، او تا آنجا که ممکن است اطلاعات را درج می‌‌کند، طوری که ازحالا تا هفته‌‌ها یا ماه‌‌های پس از این، اگر سوالی از طرف دان یا جان و یا هر یک از کارمندان آنها وجود داشته باشد، می‌‌توانند فقط به سفارش خرید مراجعه کنند.

سیستم نرم‌‌افزاری که حسابدار دان برای ایجاد سفارش خرید از آن استفاده می‌‌کند، یک شماره منحصر به فرد نیز برای هر سفارش ایجاد می کند (به نام “شماره سفارش خرید”).

در مرحله بعد، دان سفارش خرید را برای جان می‌‌فرستد تا آن را امضاء کند. قبل از امضای رسید، جان درخواست می‌‌کند اطلاعات مربوط به مبلغ پرداختی به شرکت او، که باید ظرف 30 روز پس از تحویل انجام شود نیز در سفارش خرید درج شود. شرایط پرداخت معمول دان 60 روز است. با این حال، او با درخواست جان موافقت کرده و جان آن را امضا می‌‌کند. معامله انجام شده است.

در طی  این چهار ماه، دان به طور مرتب با دفتر جان تماس می‌‌گیرد تا در جریان چگونگی پیشرفت کارش قرار گیرد. جان مشتری‌‌های زیادی دارد و غالباً بیرون است و در دسترس نیست. معمولاً، تماسهای برقرار شده با او، مستقیماً به پست صوتی می‌‌رود. به همین دلیل، دان مجبور می‌‌شد در مورد سفارش خود، با افراد دیگری در دفتر جان صحبت کند. سازوکارهای جان بزرگ بود و بخاطر همین هر موقع دان تماس می‌‌گرفت، معمولاً با یک کارمند متفاوت صحبت می‌‌کرد. بنابراین، در ابتدای هر مکالمه، دان شماره سفارش خریدش را می‌‌داد. این بدان معناست که کارکنان جان می توانند بلافاصله با یادآور شدن سفارش، خبرهای به روز را به دان برسانند.

زمان تحویل کالا در خارج از کشور، جان در فرم‌‌های حمل و نقل نیز شماره سفارش خرید را درج می‌‌کند. دو هفته بعد، زمانی که دان در تعطیلات است، سفارش می رسد. گمرک با دفتر دان تماس می‌‌گیرد و با یکی از دستیارانش صحبت می‌‌کند. دستیار دقیقاً نمی‌‌داند سفارش درمورد چه چیزی است، یا مبلمان برای چه فروشگاهی است، بنابراین از گمرک می‌‌خواهد که شماره سفارش خرید را برای او بخواند. اکنون که او در جریان کار قرار گرفته، اجازه پرداخت هزینه‌‌های مربوط به گمرک را صادر می‌‌کند تا مبلمان آزاد و به طور کامل تحویل داده شوند.

بار به دفتر مرکزی می‌‌رسد. دریافت‌‌کننده بار نیز شماره سفارش خرید را از فرم های حمل و نقل ارجاع می‌‌دهد و تاریخ تحویل را در سیستم رایانه‌‌ای این شرکت ثبت می‌‌کند. اکنون فایلهای حسابداری و فهرست اموال به روز شده‌‌اند.

یک هفته بعد، تیم حسابداری جان، فاکتور را آماده کردند. آنها مطمئناً شماره سفارش خرید را درج می‌‌کنند. وقتی حسابدار دان آن‌‌را دریافت کند، به این شماره مراجعه می‌‌کند و می‌‌تواند در سیستمی که تحویل بار ثبت شده، آن را ببیند. طبق عملیات سیستمی، او باید 60 روز دیگر به جان چک پرداخت کند اما می‌‌بیند که در قسمت ملاحظات ویژه سفارش خرید، ذکر شده که دان باید ظرف 30 روز پرداخت خود را انجام دهد. بنابراین، او تاریخ پرداخت را تنظیم می‌‌کند و دان در موعد مقرر، پرداخت خود را انجام می‌‌دهد.

پس متوجه شدید که سفارش خرید و شماره سفارش خرید، ابزارهای مهمی برای خریداران و فروشندگان، به طور یکسان هستند.