نحوه فاکتور نویسی به عنوان مشاور

ثبت ساعاتی که مشتری در قبال وقتی که برای او می­گذارید باید به شما پرداخت کند و فاکتورنویسی برای او، بخش اصلی مشاغل مشاوره است. مشاوران باید به دقت زمانی را که برای کار در هر پروژه­ای صرف می­کنند، ثبت کرده و به طور منظم برای مشتریان خود فاکتور بنویسند تا بتوانند اجرت کار خود را دریافت کنند.

نحوه فاکتورنویسی به عنوان مشاور

مشاوران باید برای شغل خود فاکتورهایی ایجاد کنند که در آن خدماتی که انجام داده­اند، ساعات کار و میزان بدهی به وضوح ذکر شود. در اینجا یک راهنمای ساده ذکر شده که به شما نشان می­دهد چگونه به عنوان مشاور، برای مشتریان خود فاکتور بنویسید:

1. ثبت ساعات (مشاوره)

در مشاغل مشاوره معمول است که شارژ مشتریان ساعتی انجام شود. اگر برای برخی یا همه مشتری­های شما، ترتیب کار به همین صورت باشد، مهم است که شما یک سیستم ثبت ساعت برای خود ایجاد کنید. اطمینان حاصل کنید که این سیستم برای شما کار می­کند و چیزی است که می­توانید برای طولانی­مدت به آن پایبند باشید. مهم است که هر ساعت مشاوره خود را ثبت کنید، به طوری که هیچ درآمد احتمالی خود را از دست ندهید. ثبت ساعتهای مشاوره، اولین قدم در فاکتورنویسی به عنوان مشاور است، بنابراین می­توانید بصورت ساعتی برای مشتریان فاکتور بنویسید. اگر برای تعیین نرخ ساعت خود به کمک نیاز دارید، مدیریت بازرگانی کوچک (Small Business Administration)، پست مفیدی در وبلاگ خود برای مشاوران، در خصوص محاسبه نرخ ساعتی شما دارد.

2. برای فاکتورتان سرتیتر بگذارید

هنگام نوشتن اولین فاکتور مشاوره خود، یک سرتیتر استاندارد ایجاد کنید که در هر فاکتوری ظاهر شود. موارد زیر را در سرتیتر فاکتور خود وارد کنید:

• آرم شرکت
• اطلاعات تماس تجاری، از جمله نام، آدرس، شماره تلفن و ایمیل.
• درج کلمه “فاکتور” در سرتیتر، به گونه­ای که مشتری بتواند با یک نگاه متوجه شود این برگه چه نوع سندی است.

3. اطلاعات تماس مشتری خود را اضافه کنید

زیر سرتیتر، باید فضایی را برای پر کردن اطلاعات تماس مشتری اختصاص دهید.

اطمینان حاصل کنید که در هر صورتحسابی که می­نویسید، اطلاعات تماس به طور درست درج شده باشند. اگر مشتریان شما شرکت­های بزرگ­تر هستند، به احتمال زیاد طرف تماس شما برای دریافت فاکتور، به جای اینکه روزانه فاکتور بفرستید، کسی در بخش صدور صورتحساب است. صرف زمان برای تأیید صحت تماس درج شده در صورتحساب، می تواند به شما کمک کند بابت خدمات خود، سریعتر به پول خود برسید.

4. تاریخ فاکتور را درج کنید

در زیر اطلاعات تماس مشتری، تاریخ آماده شدن فاکتور را ذکر کنید. این به شما و مشتری­تان کمک می کند تا فاکتور را برحسب تاریخ تنظیم شده برای ثبت در دفاتر ویژه تنظیم کنید.

5. فاکتورهایتان را شماره­گذاری کنید

برای هر فاکتور که ایجاد می­کنید، یک شماره منحصر به فرد را اختصاص دهید. شماره­گذاری فاکتورها باعث می­شود که در صورت بروز هرگونه سؤال، شما یا مشتریتان راحت­تر بتوانید به فاکتور موردنظر مراجعه کنید. یک سیستم شماره­گذاری مداوم همچنین به شما کمک می کند تا فاکتورهای خود را ثبت کرده و آنها را سازماندهی کنید. ساده ترین روش شماره­گذاری فاکتورها، انجام این کار به صورت متوالی است. بنابراین، اولین شماره فاکتور شما می تواند شماره 001 باشد، دومین فاکتور شماره 002 و غیره. در صورت تمایل می­توانید یک سیستم شماره­گذاری ایجاد کنید که تاریخ فاکتور نیز در آن ثبت شده باشد. شماره فاکتور را در قسمت بالای فاکتور وارد کنید.

6. خدمات خود را به وضوح ثبت کنید

لیست همه خدماتی که ارائه کرده­اید را بنویسید، از جمله:

• شرح مختصری از هر خدمتی که انجام داده­اید
• تعداد ساعات کار
• نرخ ساعتی کار
• جمع جزء از هزینه­های هر خدمتی که انجام داده­اید.

این اطلاعات را می­توانید در قالب یک جدول، با ستونهای جداگانه برای هر مورد، سازماندهی کنید.

7. شرایط پرداخت خود را بیان کنید

شرایط پرداخت خود را در هر فاکتوری که ارسال می­کنید، درج کنید. همچنین ایده خوبی است که قبل از انعقاد قرارداد، درباره شرایط پرداخت خود با هر مشتری صحبت کنید، بنابراین هنگام ارسال اولین صورتحساب، هیچ جای تعجبی باقی نخواهد ماند. شرایط پرداخت، باید شامل روشهای پرداختی باشد که برای شما قابل قبول است، که می تواند شامل موارد زیر باشد:

• چک
• وجه نقد
• کارت اعتباری
• انتقال بانکی
• پرداخت آنلاین
• پرداخت از طریق تلفن همراه
• پرداخت های دوره­ای

بخش شرایط پرداخت فاکتور شما، همچنین باید راهکارهای پرداخت را برای تأخیر بیان کند. اگر قصد دریافت هزینه دیرکرد برای پرداخت­های معوق را دارید، جزئیات مربوط به آن را در اینجا ذکر کنید.

8. سررسید پرداخت را ثبت کنید

تاریخ سررسید پرداخت را در فاکتور خود وارد کنید. اطمینان حاصل کنید که این بخش از فاکتور شما کاملاً دیده می­شود، بنابراین مشتریان نمی­توانند از زیر آن قسر در روند. می­توانید با استفاده از قلم­های پررنگ یا رنگ قلم متفاوت، آن را بنویسید. به جای موعدهای پرداخت مبهم­تر مانند “تأخیر پرداخت در 30 روز” ، تاریخ سررسید مشخصی را در نظر بگیرید. ارائه تاریخ موعد واقعی می­تواند به جلوگیری از سردرگمی کمک کند و باعث می­شود شما سریعتر طلب خود را وصول کنید.

9. جمع کل بدهی را اضافه کنید

جمع کل بدهی فاکتور را با هر گونه مالیات مربوطه درج کنید. دقیقاً مانند تاریخ سررسید، با قلم­های بزرگتر، پررنگ­تر یا رنگارنگ­تر، قسمت مبلغ کل بدهی را مشخص­تر جلوه دهید.

نکات فاکتورنویسی برای خدمات مشاوره

مشاوران نیازهای حسابداری خاص خود را دارند که بر چگونگی پرداخت مشتری تأثیر می­گذارد. این نکات عملی به شما کمک می­کند تا روند صورتحساب خود را بهبود ببخشید و برای خدمات مشاوره خود سریعتر اجرتتان را دریافت کنید:

1. ساعتهای مشاوره خود را به طور خودکار ثبت کنید

با صرفه­جویی وقت در کارهای اداری در هرجایی که امکان داشته باشد، می­توانید روی کارهای مهم­تر تمرکز کنید. یکی از راه­های انجام این کار این است که به جای اینکه خودتان ساعت را تماشا کنید و یادداشت­های مربوط به ساعات کاری خود را یادداشت کنید، این کار را به صورت اتوماتیک انجام دهید. می­توانید رابط­های مرورگری را نصب کنید که زمان شما را ثبت می­کنند. یا اگر از حسابداری ابری استفاده می­کنید، می­توانید ساعت­هایی که مشاوره می­دهید را مستقیماً در نرم­افزار حسابداری خود وارد کنید تا ثبت زمانتان ساده­تر شود.

2. برای پروژه ها، بی درنگ فاکتور صادر کنید

برای اطمینان از دریافت هرچه سریعتر اجرت کار خود، به محض اتمام یک پروژه، فاکتورهای مشتری را ارسال کنید. فاکتورنویسی سریع فقط به شما كمك نمی كند كه سریعتر به پول خود برسید، بلکه وقتی فاکتور را بلافاصله پس از اتمام کار ارسال کنید، کار در اولویت اول قرار گرفته و کمتر احتمال می­رود که کار پروژه فراموش شده و فاکتور شما پرداخت نشود.

3. تقاضای بیعانه

برای پروژه های بلندمدت که پیش­بینی می­کنید ماهها طول بکشد، ایده خوبی است که قبل از اینکه کارتان را شروع کنید، درخواست واریز پیش­پرداخت کنید. درخواست 25 تا 50 درصد وجه پیش، کمکی برای حفظ نقدینگی ثابت کارتان است. همچنین از ریسک کمتری برخوردار است، زیرا قبل از شروع کار بر روی پروژه، این حداقل پرداخت جزئی برای خدمات شما تضمین شده است.

4. بانزاکت باشید

ممکن است بی­اهمیت به نظر برسد، اما بانزاکت بودن در ارتباطات، درمورد فاکتورها می­تواند به شما در دریافت وجه خدماتتان کمک کند. براساس تحقیقات فرش­بوکز، درج یک یادداشت تشکرآمیز در انتهای فاکتور و همواره صمیمانه بودن در ایمیل های ضمیمه­ای که ارسال می­کنید، می­تواند درصد فاکتورهایی که وصول می­شوند را پنج درصد افزایش دهد.

5. پذیرش روشهای پرداخت متفاوت

هرچه به عنوان مشاور روشهای پرداخت بیشتری را بپذیرید، مشتریان راحت­تر می­توانند بدهی خود را پرداخت کنند. و وقتی ارسال وجه برای مشتری آسانتر باشد، آنها تمایل دارند صورتحساب خود را سریعتر پرداخت کنند. همیشه ایده خوبی است که روش­های پرداخت پرطرفدار مانند چک را بپذیرید، یا اگر تمایل داشته باشید می­توانید درخواست پرداخت­ آنلاین نیز بکنید. شما حتی می­توانید پرداخت­های دوره­ای را برای مشتریان خود فعال کنید تا فاکتورهای آنها طبق برنامه تعیین شده به صورت خودکار پرداخت شود. می­توانید موافقت کنید که پرداخت­های دوره­ای، از طریق نرم­افزار حسابداری ابری صورت بگیرید.