فاکتور چیست؟ معرفی انواع آن و چگونگی تهیه

فاکتور، یک سند تجاری است که معامله‌‌ی بین خریدار و فروشنده را تعیین و ثبت می کند. اگر کالاها یا خدمات به صورت اعتباری خریداری شده باشند، در فاکتور معمولاً شرایط معامله مشخص و اطلاعاتی در مورد روش های پرداخت موجود ارائه می شود. انواع فاکتورها ممکن است شامل رسید، صورتحساب فروش، برگه بدهی یا فاکتور فروش باشند.

شرکتها ممکن است پایان هر ماه را برای ارسال یک ریزحساب، به عنوان فاکتور، برای معاملات تسویه نشده‌‌شان، انتخاب کنند. اگر اینطور باشد، ریزحساب باید بیانگر این باشد که هیچ فاکتور بعدی ارسال نخواهد شد. از لحاظ تاریخی، فاکتورها بر روی کاغذ ثبت می‌‌شده‌‌اند، که اغلب چندین کپی تهیه می‌‌شده بطوریکه خریدار و فروشنده، هرکدام برای مدارک خودشان، یک سند از معامله را داشتند. در حال حاضر، فاکتورهای کامپیوتری خیلی متداولند. در صورت تقاضا، می‌‌توان آنها را چاپ یا از طریق پست الکترونیکی برای طرفین معامله ارسال کرد. مدارک الکترونیکی همچنین امکان جستجو و مرتب‌‌سازی معاملات بخصوص، یا تاریخ‌‌های خاص را آسان‌‌تر می‌‌کنند.

مبانی فاکتور

یک فاکتور باید تا آنجایی که از ظاهر صورتحساب برمی‌‌آید، اظهار کند که این یک فاکتور است. فاکتور به طور معمول، یک شناسه منحصر به فرد به نام شماره فاکتور دارد که برای مراجع داخلی و خارجی مفید است. یک فاکتور معمولاً، حاوی اطلاعات تماس فروشنده یا ارائه دهنده خدمات است که اگر خطایی در صورتحساب صورت گرفت، بتوان از طریق آن اطلاعات، خطا را پیگیری کرد.

شرایط پرداخت و همچنین اطلاعات مربوط به هر گونه تخفیف، جزئیات پرداخت اولیه یا هزینه‌‌های مالی ارزیابی شده برای تأخیر در پرداخت، ممکن است به طور خلاصه در فاکتور بیان شود.  بهای تمام شده هر مورد، کل واحدهای خریداری شده، هزینه حمل و نقل، باربری، ارسال، هزینه‌‌های مربوط به مالیات نیز در فاکتور مشخص شده  و کل مقدار بدهی بیان می‌‌شود.

یک پیش فاکتور، صورتحساب اولیه فروش است که پیش از حمل یا تحویل کالا، برای خریداران ارسال می‌‌شود. فاکتور به طور معمول، گزارشی از کالاهای خریداری شده و سایر اطلاعات مهم مانند وزن بار ارسالی و هزینه حمل و نقل است. پیش‌‌فاکتورها اغلب در معاملات بین المللی، بویژه برای مقاصد گمرکی در واردات مورد استفاده قرار می‌‌گیرند.

نکته مهم: شما همیشه باید یک نسخه از فاکتورها و رسیدهای خود را – چه به صورت کاغذی یا الکترونیکی – برای اهداف مالیاتی نگه دارید.

اهمیت تاریخ فاکتور

تاریخ فاکتور، بیانگر تاریخ رسمی‌‌ای است که در آن روز کالاها فاکتور، و معاملات به طور رسمی ثبت شده‌‌اند. بنابراین، تاریخ فاکتور اطلاعات مهمی در رابطه با پرداخت دارد، زیرا مدت زمان اعتبار و موعد پرداخت صورتحساب را نشان می دهد. این امر به ویژه برای واحدهای تجاری، مانند نت 30 (نت 30 (Net 30) یک اعتبار تجاری است که هنگام فروش اجناس و خدمات به مشتری ارائه می‌شود)، که دارای اعتبارهستند، بسیار مهم است. تاریخ واقعی فاکتور معمولاً 30 روز پس از تاریخ فاکتور است.

فاکتور الکترونیکی

از زمان ظهور عصر رایانه، مردم و مشاغل دریافتند اعتماد به صورتحساب الکترونیکی، به عنوان جایگزینی برای اسناد کاغذی آسان‌‌تر است. فاکتور الکترونیکی نوعی صورتحساب الکترونیکی است که اسناد مربوط به معاملات بین طرفین را ایجاد، ذخیره و گردآوری می‌‌کند و از بابت تحقق شرایط توافق نامه‌‌های آنها اطمینان می‌‌دهد.

این اسناد الکترونیکی ممکن است شامل فاکتورها و رسیدها، سفارشات خرید، اسناد بدهی و اعتباری، شرایط و دستورالعمل‌‌های پرداخت و برگه‌‌های حواله باشند. فاکتورهای الکترونیکی معمولاً از طریق پست الکترونیکی، صفحه وب یا برنامه ارسال می شوند. مزایای این موارد عبارتند از:

• ماندگاری و مقاومت در برابر آسیب‌‌های طبیعی
• سهولت جستجو و مرتب‌‌سازی برای نام‌‌ها، اصطلاحات یا تاریخ های خاص
• افزایش حسابرسی
• قابلیت چاپ یا بازنویسی در صورت تقاضا
• توانایی جمع آوری داده ها و هوش تجاری
• کاهش استفاده از کاغذ

صورتحساب الکترونیکی شامل چندین فناوری و گزینه ورود است و به عنوان یک اصطلاح عمومی برای توصیف هر روشی که توسط آن، فاکتور بصورت الکترونیکی برای پرداخت به مشتری ارائه می شود، استفاده می‌‌گردد. چند صورتحساب الکترونیکی استاندارد، مانند ادیفکت و یوبی‌‌ال، برای تسهیل در استفاده و بهره‌‌وری، در سراسر جهان رواج یافته اند.

آموزه‌‌های کلیدی

• فاکتور یک سند تجاری است که معامله بین خریدار و فروشنده را تعیین و ثبت می کند.
• فاکتور رایج مصرف کننده فروشگاه‌‌ها، رسید کاغذی است.
• صورتحساب، یک مولفه مهم در تنظیم امورمالی داخلی حسابداری و حسابرسی‌‌هاست. هزینه‌‌هایی که در فاکتور ذکر شده‌‌اند، باید توسط پرسنل مسئول مدیریت تأیید شوند.
• صورتحسابها به طور کلی شرایط پرداخت، بهای تمام شده یک واحد، حمل و نقل، جابجایی و سایر شرایط مندرج در طول معامله را بیان می کنند.
• فاکتورها می توانند به صورت کاغذی باشند، اما فاکتورهای الکترونیکی بسیار متداول‌‌تر شده‌‌اند.

فاکتورها و حساب های پرداختی

فاکتورها، فروش محصول را برای کنترل موجودی، حسابداری، و اهداف مالیاتی پیگیری می کند. بسیاری از شرکت ها محصول را ارسال می کنند و انتظار پرداخت در تاریخ بعدی را دارند، بنابراین کل مبلغ بدهی برای خریدار، حساب پرداختنی، و برای فروشنده، حساب دریافتنی محسوب می‌‌شود.

فاکتورهای امروزی به جای اینکه بر روی کاغذ نوشته شوند، به صورت الکترونیکی ارسال می شوند. در صورت گم شدن یک فاکتور، خریدار می‌‌تواند یک کپی از فروشنده درخواست کند. استفاده از فاکتور، نشان‌‌دهنده وجود اعتبار است، زیرا فروشنده کالایی را ارسال کرده و یا بدون اینکه وجهی ازقبل دریافت کند، خدمات ارائه داده است.

تبصره: فاکتورها با سفارشات خرید، که قبل از سفارش مشتری، کالا یا خدمات ایجاد شده‌‌اند، متفاوت است.

فاکتورها و تنظیم امورمالی داخلی

فاکتورها، مولفه‌‌ای مهم در تنظیم امورمالی داخلی حسابداری هستند. هزینه‌‌های ذکر شده در فاکتورها، باید توسط پرسنل مسئول مدیریت تأیید شوند.

از طرف دیگر، هر فاکتوری با سفارش خرید تطبیق داده شده و با درنظر گرفتن اطلاعات، پرداخت برای معاملات موردتائید انجام می‌‌شود. یک شرکت حسابرسی اطمینان می‌‌دهد هنگام محک زدن برای کاهش هزینه، فاکتورها بخشی از این دوره مالی مناسب هستند.

انواع مختلف فاکتور

حرفه‌‌ها می‌‌توانند برای مشتریان خود، انواع مختلف و زیادی از فاکتورها را درست کنند. نوع فاکتوری که انتخاب می کنید، بستگی به پیشه شما دارد که چگونه برای خدمات خود صورتحساب می‌‌دهید و با چه فاصله زمانی قصد وصول آن را دارید.

انواع مختلف فاکتور کدامند:

انواع مختلف فاکتورها که مشاغل می‌‌توانند به مشتریان خود ارائه دهند، عبارتند از:

1. فاکتور استاندارد

فاکتور استاندارد، فاکتوری است که توسط یک حرفه صادر و به مشتری تقدیم می‌‌شود. این رایج ترین شکل فاکتوری است که مشاغل کوچک دارند و قطع آن هم به اندازه کافی قابل تغییر است تا بتوان از آن در بیشتر صنایع و صورتحساب‌‌های متناوب استفاده کرد. جزئیاتی که در مورد فروش در فاکتورهای استاندارد ذکر شده‌‌اند، عبارتند از:

• نام حرفه و اطلاعات تماس
• نام مشتری و اطلاعات تماس
• شماره فاکتور
• مقدار پولی که مشتری برای خدماتی که برای او انجام شده، باید بپردازد.

 

2. فاکتور اعتباري

فاکتور اعتباری که به آن پیش فاکتور نیز می‌‌گویند، توسط شغلی صادر می شود که احتیاج دارد روی فاکتور، تخفیف یا بازپرداخت مشتری را نوشته و یا اینکه خطای فاکتور قبلی را اصلاح کنند. در فاکتور اعتباری، همیشه جمع کل، منفی خواهد بود. به عنوان مثال، اگر شما یک فاکتور اعتباری را به مشتری ارائه می‌‌دهید که در آن مبلغ 50 دلار بازپرداخت نوشته شده، جمع کل در فاکتور اعتباری، 50 دلار منفی خواهد بود.

3. فاکتور بدهی

فاکتور بدهی، که برگه بدهکاری نیز نامیده می شود، توسط شغلی صادر می شود که نیاز دارد مبلغی را که مشتری بدهکار است، افزایش دهد. فاکتورهای بدهی برای مشاغل کوچک و آزاد، زمانی که نیاز به تعدیل جزئی صورتحساب موجود دارند، می تواند مفید باشد. به عنوان مثال، اگر براساس ساعت تخمین زده شده خود، برای مشتری فاکتور ارسال کردید و ساعتهای بیشتری را برای پروژه صرف کردید، می توانید برای ساعتهای اضافی، صورتحساب بدهی برای او ارسال کنید. فاکتورهای بدهی همیشه به صورت اعداد مثبت نوشته می‌‌شوند.

4. فاکتور بدهکار-بستانکار

در این نوع فاکتور، هزینه‌‌های بستانکاری و بدهکاری تواماً در یک فاکتور می‌‌آیند و مبلغ کل هم به صورت یک عدد مثبت یا منفی بیان می‌‌شود. مشاغل کوچک به ندرت نیاز به ایجاد چنین فاکتورهایی برای خدمات خود دارند، اما اگر میزان مبلغی که یک مشتری برای یکی از پروژه‌‌های شما بدهکار است، را کاهش دهید و این مقدار را در پروژه‌‌ای دیگر که در همان صورتحساب ذکر شده افزایش دهید، ممکن است داشتن چنین صورتحسابی ضروری باشد.

5. فاکتور تجاری

این صورتحساب، برای کالاهایی که در سطح بین‌‌المللی به مشتریان فروخته می‌‌شود، صادر می‌‌شود. فاکتورهای تجاری شامل جزئیات فروش موردنیاز، برای تعیین عوارض گمرکی در فروشهای فرا مرزی است. اطلاعات موجود در یک فاکتور تجاری شامل موارد زیر است:

• تعداد ارسال بار
• وزن / حجم
• توضیحات کالا
• ارزش کل
• هزینه بسته بندی

 

6. فاکتورثبت ساعت کار

فاکتور ثبت ساعت کار، زمانی استفاده می‌‌شود که یک کارمند برحسب ساعات کار و نرخ حقوق استاندارد ، فاکتور دریافت می‌‌کند. این فاکتورها برای کارمندان قراردادی، که کارفرمای آنها به صورت ساعتی به آنها دستمزد پرداخت می‌‌کند، صادر می‌‌شود. این فاکتورها همچنین در صنایعی که مشتریانشان در لیست به صورت ساعتی ثبت شده‌‌اند، رایج است، ازجمله:

• وکلا
• آژانس‌‌های خلاق
• مشاوران تجاری
• روانشناسان

 

7. گزارش هزینه

گزارش هزینه نوعی فاکتور است که یک کارمند برای بازپرداخت هزینه‌‌های مربوط به مشاغل، به کارفرما تسلیم می کند. به عنوان مثال، اگر شما یک کارمند را با مشتری، به یک جلسه نهار بفرستید، آنها می‌‌توانند گزارش هزینه را بابت هزینه نهار، پارکینگ و بنزینی که ازقبل پرداخت کرده‌‌اند، به صورت فاکتور برای شرکت ارسال کنند.

 

8. پیش فاکتور

پیش فاکتور، یک فاکتور برآورد هزینه است که مشاغل قبل از ارائه خدمات خود برای مشتری می‌‌فرستند. در این فاکتور، هزینه‌‌های برآوردی، برای تکمیل کار در اختیار مشتری قرار داده می‌‌شود. ممکن است پس از اتمام پروژه، پیش‌‌فاکتورها به علت انعکاس دقیق ساعات کار تغییر کنند.

 

9. فاکتور میان دوره

فاکتور میان‌‌دوره، در پروژه‌‌های بزرگی که در آن مشتری با شرایط پرداخت چندین مرحله‌‌ای موافقت کرده است، مورد استفاده قرار می‌‌گیرد. زمانی این فاکتورها در یک تجارت یا کار آزاد صادر می‌‌شوند که بعضی از رویدادگاه‌‌ها منجر به پروژه های بزرگتر می‌‌شوند. فاکتورهای میان دوره به مشاغل کوچک کمک می کنند تا ضمن کار روی پروژه‌‌ها در مدت زمان طولانی، جریان پول نقدشان نیز مدیریت شوند.

10. فاکتور نهایی

این فاکتور زمانی برای مشتری ارسال می‌‌شود که پروژه کامل شده و درخواست پرداخت داده شده باشد. فاکتور نهایی معمولاً نسبت به یک پیش‌‌فاکتور یا  فاکتور میان‌‌دوره جزئیات بیشتری دارد و به طور معمول موارد زیر را شامل می شود:

• لیست جزء به جزء از همه خدمات ارائه شده
• هزینه کل پروژه
• شماره فاکتور
• تاریخ سررسید فاکتور
• روش های پرداخت موردتائید

 

11. فاکتور معوق

یک حرفه زمانی این فاکتور را برای مشتریانش ارسال می‌‌کند که در سررسید ذکر شده در فاکتور نهایی، پرداختی صورت نگرفته باشد. شما باید به محض اینکه سررسید فاکتور مشتریانتان به سر رسید، این فاکتورها را برای آنها ارسال کنید. فاکتورهای معوق شامل همه جزئیات خدمات و پرداختی است که در فاکتور نهایی ذکر شده و شامل هرگونه کارمزد یا هزینه‌‌‌‌های دیرکرد نیز می‌‌شود.

 

12. فاکتور تکرارشدنی

این فاکتور برای مشاغلی که هر دوره، بابت خدماتشان، بابت یک مقدار ثابت، از مشتریان وجه دریافت می‌‌کنند، مفید است. فاکتورهای تکرارشدنی در بین مشاغل فناوری اطلاعات رایج است، که هر ماه همان مبلغ را برای مشتریان خود برای بسته‌‌های خدمات فناوری اطلاعات ارسال می‌‌کنند. بهتر بگوییم، اگر یک بازاریاب آزاد دیجیتال هستید، احتمالاً ماهیانه بسته‌‌های بازاریابی رسانه‌‌های اجتماعی را با قیمت‌‌های استاندارد، به مشتریان خود ارائه می‌‌دهید. نرم‌‌افزار فاکتورزنی، به شما این اجازه را می‌‌دهد که فرآیند ایجاد فاکتورهای مکرر را به صورت خودکار درآورید و حتی می توانید هر ماه فاکتورها را در همان روز ارسال کنید، بنابراین لازم نیست در مورد آن دغدغه‌‌ای داشته باشید.

 

13. فاکتور الکترونیکی

فاکتور الکترونیکی یک عبارت کلی است که بدون توجه به نوع خاص فاکتور ارسالی، برای هر فاکتور ارسال شده بصورت الکترونیکی اعمال می‌‌شود. فاکتور الکترونیکی در بین مشاغل کوچک و آزاد، تبدیل به یک روش استاندارد شده است. فاکتورهای الکترونیکی سریع‌‌تر و آسانتر از فاکتورهای چاپی استاندارد هستند و به شما کمک می کنند برای خدمات خود سریعتر دستمزد دریافت کنید.

فاکتور خرید چیست؟

فاکتور خرید سندی تجاری است که فروشنده به خریدار ارائه می‌‌دهد و کالاها یا خدمات خریداری شده، مقدار و قیمت فروش در آن مشخص شده است. فاکتورهای خرید برای مشخص کردن یک محصول یا خدمات خریداری شده و مبلغی که بابت آن پرداخت شده، مورداستفاده قرار می‌‌گیرد.

فاکتور فروش چیست؟

فاکتور فروش سندی است که یک کسب‌‌وکار در ازای تولیدات یا خدماتی که برای مشتری انجام داده، برای درخواست وجه، برای او می فرستد. فاکتور فروش شامل شرح محصول یا خدمات فروخته شده، مقدار و قیمت می باشد. فاکتورهای فروش هم برای خریدار و هم برای فروشنده، به عنوان مدرک رسمی فروش محسوب می‌‌شوند.

چگونه فاکتور تهیه کنیم؟

برای تهیه فاکتور، باید یک سند حرفه‌‌ای ایجاد کنید که در آن خدمات ارائه شده برای مشتریان، جزئیات تماس مربوط به فروشنده و مشتری، میزان بدهی و تاریخ سررسید فاکتور، ذکر شده باشند.

فاکتورها به شما امکان می دهند تا به ازای خدماتی که انجام داده‌‌اید، برای مشتریانتان صورتحساب ارسال کنید و به شما در پیگیری تمام درآمدی که از مشاغل خود بدست می‌‌آورید کمک می‌‌کند. در یک فاکتور حرفه‌‌ای، پرداخت سریعتر انجام شده و زمان کمتری صرف مدیریت فرآیند صدور صورتحساب می‌‌شود.

نمونه‌‌های فاکتور مستقل

نمونه‌‌های فاکتور مستقل می توانند به شما کمک کنند فاکتورهای مربوط به شغل خود را به سرعت برای ارسال به مشتریان خود تهیه کنید. می‌‌توانید نمونه‌‌های مختلف فاکتورها را برای انواع چارچوبهای مختلف، دانلود کنید. همچنین میتوانید از مجموعه ما در این کار کمک بخواهید.

نحوه تهیه فاکتور: راهنمای گام به گام

برای تهیه فاکتور از ابتدا، باید این مراحل را دنبال کنید تا اطمینان حاصل کنید که تمام اطلاعات مهم مشتری در آن ذکر شده است:

1. ایجاد سرفاکتور با اطلاعات شغلی خودتان

در بالای فاکتورتان، اطلاعات مربوط به شغل خود را که شامل موارد زیر هستند بنویسید: نام حرفه‌‌تان (اگر شغلتان آزاد است، این عنوان ممکن است فقط نام کامل شما باشد)، آدرس، شماره تلفن و آدرس ایمیل. اگر شغل شما دارای آرم است، آن را نیز در سرفاکتور درج کنید.

2. درج جزئیات کامل تماس مشتری

در مرحله بعد، تمام اطلاعات تماس مشتری خود را وارد کنید. اطمینان حاصل کنید که تماس شخص شایسته‌‌ای را برای دریافت فاکتور انتخاب کرده باشید. این ایده خوبی است که قبل از ارسال اولین فاکتور خود، بهترین فرد تماس را با یک مشتری جدید راستیابی کنید. آدرس شرکت، شماره تلفن و آدرس ایمیل را برای مسئول هماهنگیتان وارد کنید.

 

3. قید کردن اطلاعات فاکتور

هر فاکتوری که ارسال می‌‌کنید، باید دارای یک شماره فاکتور منحصر به فرد باشد تا به راحتی بتوانید فاکتورهای مختلف ارسال شده را پیگیری کنید. برای شماره‌‌گذاری فاکتورها، روشی را انتخاب کنید که نتیجه‌‌بخش و برای جلوگیری از سردرگمی سازگار باشد. ساده ترین راه برای شماره فاکتورها، شروع اولین فاکتور از شماره 1 و شمارش از این عدد به بعد است. همچنین می‌‌توانید تاریخ صدور فاکتور خود را نیز لحاظ کنید.

 

4. مشخص کردن شرایط پرداخت

مهم است که در فاکتور شما به وضوح مشخص شده باشد که چه موقع و چگونه از مشتری‌‌ها انتظار دارید تا پرداخت را انجام دهند. تاریخ سررسید فاکتور را وارد کنید. در بین مشاغل آزاد، استفاده از دوره صدور فاکتور 30 روزه متداول است، بنابراین اگر در تاریخ 1 آوریل فاکتور را صادر می‌‌کنید، پرداخت آن 30 روز بعد، در تاریخ 1 مه خواهد بود. اگر بخواهید می‌‌توانید روشهایی که مشتری باید پرداخت انجام دهد را نیز لحاظ کنید (به عنوان مثال: کارت اعتباری، چک، پرداخت اینترنتی، و غیره). اگر هزینه های دیرکرد را محسوب می‌‌کنید، به وضوح شرایط پرداخت هزینه دیرکرد را در فاکتور خود مشخص کنید. این ایده خوبی است که در هنگام شروع همکاری با مشتری خود، در مورد همه شرایط پرداخت با او صحبت کنید، بنابراین هنگام ارسال اولین فاکتورتان، آنها از هیچ‌‌یک از جزئیات جا نخواهند خورد.

 

5. درج لیست خدمات ارائه شده

برای شفاف‌‌سازی بیشتر، مهم است که شرحی از خدمات ارائه شده برای دوره‌‌ای که فاکتور را صادر می‌‌کنید، ذکر کنید. ساده ترین راه این است که اطلاعات را در جدول ستون‌‌داری که شامل موارد زیر است بنویسید:

• خدمات ارائه شده
• تاریخ
• تعداد / ساعت
• قیمت
• جمع جزء

 

6. لیست مالیات اعمال شده

مالیاتی که از مشتری‌‌ها وصول می‌‌کنید، بسته به جایگاه و نوع کار شما متفاوت خواهد بود. ایده خوبی است که از طریق اداره امور مالیاتی محلی خود، تحقیقاتی انجام دهید تا دریابید که چه میزان مالیات باید از مشتریان خود دریافت کنید.

 

7. لحاظ کردن یادداشتهای ضمیمه

اگرچه لازم نیست، اما ممکن است بخواهید در انتهای فاکتور خود یادداشتی اضافه کنید که شامل یک پیام تشکر دوستانه برای مشتریتان باشد. این کار نه تنها برای نشان تجاری شما خوب است، بلکه یک تعارف معمولی مثل یک تشکر ساده نیز می تواند به وصولیهای سریعتر شما کمک کند.

 

نحوه ایجاد فاکتور غیررسمی

برای ایجاد فاکتور غیررسمی، می‌‌توانید از ورد، اکسل، یا اسناد گوگل استفاده کنید. می توانید نمونه‌‌های آماده فاکتور را از برنامه‌‌ای که می‌‌خواهید، انتخاب کرده یا اینکه خودتان یک فاکتور ایجاد کنید.

برای تهیه یک فاکتور غیررسمی که حرفه ای و منحصر به فرد به نظر برسد، می‌‌توانید نمونه‌‌ فاکتورهای غیررسمی را به صورت آنلاین دانلود و سپس آن را شخصی‌‌سازی کنید تا متناسب با حرفه کوچک شما باشد. برای تهیه فاکتور رسمی نیز بهتر است آن را به ما بسپارید.

قالب فاکتور مناسب چیست؟

در اینجا یک قالب‌‌بندی مناسب برای فاکتور، و نمونه‌‌ای از آن ذکر شده است:

• اطلاعات کسب و کارتان را در بالای فاکتور به عنوان سرفاکتور وارد کنید.
• سپس، جزئیات صورتحساب مشتری‌‌تان را به وضوح در زیر اطلاعات کسب و کارتان درج کنید.
• در کنار جزئیات صورتحساب مشتری، شماره فاکتور، تاریخ صدور و موعد پرداخت را نیز عنوان کنید.
• اطمینان حاصل کنید که کل قسمت بالای فاکتور به صورت پررنگ باشد تا مشتری بتواند به راحتی آنچه را که به شما بدهکار است، ببیند.
• لیست مواردی از خدمات ارائه شده با توضیحات مختصر، هزینه، تعداد یا ساعت‌‌ها و مبلغ جزء را نیز یادداشت کنید.
• در انتهای فاکتور کل مبلغ پرداختی را به همراه مالیاتهای مربوطه درج کنید.

چگونه می توانم در ورد، فاکتور ایجاد کنم؟

مایکروسافت ورد نمونه فاکتورهایی، با کاربردی ساده و حرفه‌‌ای ارائه می‌‌دهد تا به شما در ساخت اولین فاکتورتان کمک کند. اگر با این نرم افزار آشنا باشید، این می‌‌تواند نقطه شروع خوبی برای صاحبان مشاغلی باشد که در ایجاد فاکتور تازه‌‌کار هستند. (البته) این راه انقدر ساده و اتوماتیک‌‌وار نیست که به عنوان راه‌‌حلی برای فاکتورزنی در نظر گرفته شود، اما برای اولین قدم، خوب است.

در اینجا نحوه ایجاد فاکتورها در ورد آورده شده است:

• در برنامه ورد، روی منوی “فایل” کلیک کرده و گزینه “جدید” را از نوار ابزار انتخاب کنید.
• با استفاده از ابزار جستجو در گوشه بالا و سمت راست، “فاکتور” را جستجو کنید.
• از گزینه های ارائه شده، نمونه فاکتوری که دوست دارید را انتخاب کنید.
• فاکتور مورد دلخواه خودتان را با سرتیتر اطلاعات و آرم تجاری خود بسازید.
• جزئیات تماس مشتری خود را درج کنید.
• به طور واضح شماره فاکتور، تاریخ صدور، زمان و شرایط پرداخت را مشخص کنید.
• کلیه خدماتی را که برای مشتری ارائه کرده اید با شرح، هزینه‌‌های هر مورد، مالیات و مبلغ جزء لحاظ کنید.
• جمع کل فاکتورتان را به صورت پررنگ وارد کنید.
• یک پاورقی با هر یادداشتی که دوست دارید، مانند یک پیام تشکر کوتاه، اضافه کنید.

چگونه می توان یک فاکتور حرفه‌‌ای ساخت؟

برای تهیه فاکتور حرفه‌‌ای، می توانید نرم‌‌افزار مخصوص فاکتورزنی خریداری کنید. نرم‌‌افزار فاکتورزنی، گزینه‌‌ها و پشتیبانی بیشتری برای ایجاد و پیگیری فاکتورهای شما ایجاد می کند.

چند مزیت این نرم‌‌افزار را در زیر ملاحظه می‌‌کنید:

1. گزینه های مورد دلخواه بیشتر برای فاکتورزنی

نرم‌‌افزار فاکتورزنی، برای ساخت برندی با مشخصات شخصی، گزینه‌‌های بیشتری را برای ساخت فاکتورهای مورددلخواهتان به شما ارائه می دهد. می توانید از هرنوع سایز و رنگی برای حروفتان استفاده کنید،  سبک فاکتور خود را تغییر داده و آرم شغلتان را نیز در آن بگنجانید.

 

2. صورتحساب آسانتر و پرداخت سریعتر

اطلاعات صورتحساب مشتریان شما در سیستم ذخیره و شماره فاکتورها به صورت خودکار زده می‌‌شود، بنابراین می توانید با استفاده از نرم افزار فاکتورزنی، سریعتر فاکتور تهیه کنید. این نرم‌‌افزار همچنین به مشتریان امکان می‌‌دهد مستقیماً از فاکتور، پرداخت خود را انجام دهند، بنابراین شما می توانید سریعتر وصولی خود را دریافت کنید.

3. پیگیری فروش

نرم افزار فاکتورزنی، کلیه فاکتورهای گذشته‌‌تان را ذخیره می کند و صفحه گردآوری اطلاعاتی را ارائه می دهد که به شما کمک می کند فروش خود را به راحتی پیگیری کنید. شما قادر خواهید بود همه فاکتورهای پرداخت شده، فاکتورهای تسویه نشده و فاکتورهای وصول نشده را یکجا مشاهده کنید.

 

4. دسترسی از هر مکانی به نرم‌‌افزار

این نرم‌‌افزار به شما امکان می دهد از هر مکانی به فاکتورهای خود دسترسی پیدا کنید، زیرا روی دستگاه خاصی ذخیره نمی شوند. شما می توانید برای ایجاد فاکتور، به حساب کاربری خود وارد شوید یا از خانه، تلفن همراه یا دفتر خود، هر پرداختی را ثبت کنید.

 

5. امنیت زیاد

این نوع فاکتورزنی، با ارائه کد برای داده‌‌هایتان، آنها را بیشتر ایمن کرده و همه اطلاعات شغلی و مشتریان شما را ایمن نگه می‌‌دارد. بیشتر راهکارهای ارائه شده، نسبت به ذخیره داده‌‌های فاکتورزنی بر روی رایانه کارتان، از امنیت بیشتری برخوردار هستند.

 

6. گزارش ساده شده

این نرم‌‌افزار حسابداری، امکان ایجاد سریع گزارش‌‌ها را برای شما فراهم می‌‌آورد، طوری که می‌‌توانید گزارش مالی‌‌تان را خیلی واضح مشاهده کنید. شما می توانید فروشتان را در دوره های مختلف مقایسه کرده و به راحتی از فاکتورهایی که پرداخت نشده‌‌اند، آگاهی پیدا کنید.