چگونه در برنامه ورد فاکتور درست کنیم؟

آیا فاکتورها قراردادهای قانونی هستند؟
آیا فاکتور سندی قانونی است؟
ژوئن 8, 2020
نحوه فاکتور نویسی به عنوان مشاور
نحوه فاکتور نویسی به عنوان مشاور
ژوئن 8, 2020

کسب و کارهای کوچک برای گرفتن حق الزحمه شان به فاکتورهای ساده نیاز دارند. میتوانید در برنامه ورد فاکتوری طراحی کنید و یا از الگوهای پیش فرض خود برنامه استفاده کنید. استفاده از این الگوها بسیار ساده است و در وقت شما صرفه جویی میکند. با بهره گیری از این الگوها، میتوانید زمان بیشتری را روی مسائل مهم کسب و کارتان بگذارید.

چگونه با استفاده از الگوهای پیش فرض برنامه ورد فاکتور را تهیه کنیم؟

اگر میخواهید از الگوهای موجود در برنامه ورد استفاده کنید، این برنامه را باز کنید. روی گزینه File کلیک کنید و سپس گزینهNew Template  را انتخاب کنید. روی نوار جستجو که در بالا و سمت راست قرار دارد، واژه invoice را جستجو کنید تا تعداد گزینه هایی که به شما نمایش داده میشود محدود شود. الگویی را که برای اهداف تجاری شما مناسب تر است انتخاب کنید. روی آن کلیک کرده و آن را باز کنید. تغییرات لازم را اعمال کرده و سپس نسخه نهایی را ذخیره کنید. در ادامه، راهنمای مرحله به مرحله تهیه فاکتور را میخوانید:

1. در برنامه ورد، صفحه ای را باز کنید

برنامه را باز کنید. روی گزینه File کلیک کنید. به قسمت New بروید و گزینه Template را انتخاب کنید.

2. الگوی فاکتورتان را انتخاب کنید

میتوانید در میان الگوها بگردید و یا آن که آن ها را محدود کنید تا تنها گزینه های مرتبط را ببینید. برای محدود کردن گزینه ها، در نوار جستجوی بالا و سمت راست کلمه invoice را انتخاب کنید. به دنبال الگوهای مناسب اهدافتان بگردید. برنامه ورد شامل فاکتورهای فروش، خدمات و … است. طرح مناسب کسب و کارتان را انتخاب کنید.

3. الگوی فاکتور را بارگیری کنید

زمانی که الگوی مناسب را پیدا کردید، دو بار روی آن را کلیک کنید. با این کار صفحه جدیدی با همان فاکتور و طرح باز میشود.

4. در الگو تغییراتی ایجاد کنید

در این مرحله، هر نوع تغییراتی را که لازم است در فاکتور ایجاد کنید. حتما اطلاعات زیر را در فاکتورتان وارد کنید:

  • لوگو، اگر لوگویی دارید
  • اطلاعات رتباطی شرکت (نام، آدرس، تلفن تماس، و ایمیل)
  • اطلاعات ارتباطی مشتری
  • شماره فاکتور
  • تاریخ فاکتور
  • فهرست خدمات، تعداد ساعت های انجام کار، نرخ کار
  • مجموع حق الزحمه همه خدمات
  • شرایط پرداخت (مانند روش پرداخت و شرایط تاخیر در پرداخت)
  • تاریخ پرداخت
  • کل مبلغ قابل پرداخت شامل مالیات ها

5. فاکتورتان را ذخیره کنید

بلافاصله بعد از اتمام مراحل تهیه فاکتورتان، آن را ذخیره کنید. میتوانید آن را با فرمت .docx ذخیره کنید تا بتوانید در آینده آن را ویرایش کنید. همچنین میتوانید آن را با فرمت .pdf ذخیره کنید تا کسی نتواند اطلاعات آن را تغییر دهد.

6. فاکتور را ارسال کنید

فاکتور را به هر روشی که راحتید به مشتریتان ارسال کنید. میتوانید در یادداشتی جداگانه اطلاعات مهم از جمله کل مبلغ پرداختی و تاریخ پرداخت را به آن ها گوشزد کنید.

چگونه در برنامه ورد فاکتور درست کنیم؟

برای درست کردن فاکتور در برنامه ورد، مراحل زیر را طی کنید:

1. صفحه ای خالی را باز کنید

برای درست کردن فاکتور، برنامه ورد را باز کنید. روی گزینه File کلیک کنید. از قسمت New، Document را انتخاب کنید و صفحه جدیدی برایتان باز میشود.

2. سربرگ فاکتورتان را آماده کنید

در صفحه، سربرگی درست کنید. سربرگ فاکتورتان باید شامل لوگو و اطلاعات ارتباطی شرکت باشد. سربرگتان باید نشان دهد که برگه پیش رو یک فاکتور است.

3. تاریخ فاکتور را وارد کنید

درست در پایین سربرگ، تاریخ فاکتور را وارد کنید.

4. شماره فاکتور را وارد کنید

در قسمت بالایی فاکتور، شماره فاکتور را وارد کنید. زمانی که با مشتری در حال مذاکره هستید و یا قصد بایگانی کردن فاکتورها را دارید، این شماره کار شما را راحت تر میکند. سیستم شماره گذاری واحدی را انتخاب کنید و تا آخر از همان سیستم استفاده کنید. ساده ترین روش شماره گذاری آن است که با اعدادی همچون #001 شروع کنید.

5. اطلاعات ارتباطی مشتری را وارد کنید

اطلاعات ارتباطی مشتری شامل نام، ادرس، تلفن تماس و ایمیل را وارد کنید. از صحت این اطلاعات اطمینان حاصل کنید. اگر شرکت طرف قراردادتان بخش مالی دارد، بهتر است فاکتور را به نام فردی در آن بخش صادر کنید.

6. فهرستی از خدمات انجام شده ارائه کنید

در این مرحله لیستی از خدمات ارائه شده آماده کنید. درباره هر یک از این خدمات توضیح مختصری بدهید. برای هریک از خدمات، تعداد ساعت ها و میزان حق الزحمه را وارد کنید. برای نمایش این قسمت میتوانید از جدول استفاده کنید.

7. کل مبلغ پرداختی را وارد کنید

حق الزحمه تمامی خدمات و مالیات ها را جمع ببندید. سپس این مبلغ را در قسمت انتهایی فاکتور وارد کنید.

8. تاریخ نهایی پرداخت را تعیین کنید

تاریخ نهایی پرداخت را مشخص کنید. این تاریخ را به واضح ترین شکل ممکن بنویسید. مثلا به جای “مهلا پرداخت تا 30 روز دیگر است.”، بنویسید “مهلت پرداخت 1 اسقند 1398 است.”

9. شرایط پرداخت خود را اضافه کنید

شرایط پرداخت خود را در قسمت پایین فاکتور وارد کنید. روش پرداخت مد نظر خود را مشخص کنید. چنانچه در نظر دارید به ازای تاخیر در پرداخت مبلغی بیشتر دریافت کنید، این نکته را در همین قسمت مطرح کنید.

الگوهای رایگان فاکتور در برنامه ورد

تعداد زیادی الگوی رایگان فاکتور در برنامه ورد وجود دارد که میتوانید آن ها را بارگیری کرده و در سیستم خود ذخیره کنید. الگویی را انتخاب کنید که بیشترین تناسب را با کارتان داشته باشد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *