چگونگی خواندن یک فاکتور
جولای 2, 2020
چگونه می توان شماره فاکتور را به صورت خودکار در اکسل تغییر داد؟
جولای 5, 2020

مشاغل کوچک باید برای درخواست طلب از مشتریانشان، فاکتورهایی بدون نقص صادر کنند. برای تهیه یک فاکتور تجاری، صاحبان مشاغل باید یک سند حرفه ای برای خود تهیه کرده یا از الگوی یک فاکتور پیش ساخته استفاده کنند. یک فاکتور تجاری باید شامل کلیه جزئیات مهم حسابداری مالی باشد که مشتری برای پرداخت به آن نیاز دارد، از جمله شرح جزء به جزء خدمات ارائه شده، مهلت پرداخت و کل مبلغ پرداختی، و مالیات‌‌های اعمال شده. ایجاد یک فاکتور حرفه‌‌ای که خواندنش آسان باشد و خوب تنظیم شده باشد به شما کمک می کند تا برای خدمات خود سریعتر پول دریافت کنید.

نحوه ایجاد فاکتور تجاری در 8 مرحله آسان

کارآفرینان و کسانی که مشاغل مستقل دارند برای وصول طلب خود از مشتریانشان، باید فاکتورهای حرفه‌‌ای تجاری تهیه کنند. مراحل ساده فاکتورنویسی زیر را دنبال و شروع به صدور فاکتور برای خدمات خود کنید:

  1. آرم خود را اضافه کنید.

یک سرتیتر برای سند خود ایجاد کنید و آرم خود را در بالا اضافه کنید. اگر در برنامه  Word فاکتور تجاری تهیه می‌‌کنید، می توانید یک نمونه فاکتور از Word انتخاب کنید که شامل یک سرتیتر با فضایی برای آرم شما باشد.

  1. اطلاعات کسب و کار خود را وارد کنید.

در سرتیتر فاکتور، باید اطلاعات تماس کسب و کارتان را نیز وارد کنید. عنوان شغلتان، آدرس، شماره تلفن و آدرس ایمیل خود را در این قسمت قرار دهید.

  1. جزئیات تماس با مشتری خود را اضافه کنید.

مستقیماً در زیر سربرگ، جزئیات تماس مشتری را در فاکتور خود اضافه کنید. عنوان صحیح مخاطب را وارد کنید، که می تواند به جای اینکه شخصی باشد که روزانه با او تماس بگیرید، شخصی در بخش صدور صورت حساب شرکت باشد. آدرس، شماره تلفن و آدرس ایمیل مشتری را نیز وارد کنید.

  1. فاکتور را تاریخ بزنید.

تاریخ روزی که فاکتور را آماده می کنید را روی سند درج کنید. تاریخ را در زیر جزئیات تماس مشتری بنویسید.

  1. تاریخ پرداخت بدهی را مشخص کنید.

تاریخ پرداخت بدهی را در فاکتور تجاری خود درج کنید و مطمئن شوید که در مقایسه با تاریخ فاکتور به چشم بیاید. از یک قلم پررنگ یا یک رنگ متفاوت استفاده کنید تا در صفحه مشخص باشد. تاریخ پرداخت خود را به صراحت اعلام کنید: تاریخ را به طور کامل بنویسید، به عنوان مثال به جای اینکه مهلت‌‌های پرداخت مبهمی مانند “موعد پرداخت در 30 روز” را به کار ببرید، از جمله‌‌ی “پرداخت بدهی 31 دسامبر 2018” استفاده کنید. تاریخی که مشخص باشد کمتر احتمال دارد مشتری را گیج کند.

  1. خدمات خود را به صورت لیست بنویسید.

بخش اصلی فاکتور تجاری شما، لیستی از خدمات ارائه شده شماست. موارد زیر را در این بخش از فاکتور خود وارد کنید:

  • شرح مختصری از هر کاری که انجام داده‌‌اید؛
  • تعداد ساعات کار شده یا تعداد فروخته شده؛
  • مبلغ قابل پرداخت؛
  • نوشتن مبلغ جزء هزینه ها برای هر کاری که انجام داده اید.
  1. اضافه کردن مبلغ کل بدهی.

مبلغ کل بدهی را به فاکتور اضافه کنید، که مالیات هم جزء آن است. جمع کل فاکتور را با قلم بزرگ و پررنگ بنویسید تا هنگام نگاه به صفحه، توجه شما را جلب کند.

  1. شرایط پرداخت خود را قید کنید.

شرایط پرداخت را در پایین فاکتور خود بنویسید، از جمله روش‌‌های پرداختی که موردقبول شماست. اگر قصد دارید هزینه های دیرکرد مربوط به صورتحساب های گذشته را دریافت کنید، موارد مربوط به آن را نیز در اینجا قید کنید. ذکر یک یادداشت تشکر مودبانه هم مثمرثمر خواهد بود. طی تحقیقات انجام شده، نوشتن یک جمله تشکرآمیز در فاکتور، شانس وصول آن را پنج درصد افزایش می‌‌دهد.

 

نکاتی درباره فاکتورنویسی حرفه‌‌ای برای وصول سریعتر

اکنون که اصول اولیه ایجاد فاکتور تجاری را می‌‌دانید، در اینجا نکاتی در مورد فاکتورنویسی ذکر شده که به مشاغل کوچک شما کمک خواهد کرد تا سریعتر طلب خود را وصول کنید:

  1. حساب زمان خود را داشته باشید.

اگر روزانه برای مشتریان خود فاکتور صادر می‌‌کنید، مهم است عادت کنید حساب زمانی را که روی هر پروژه کار می‌‌کنید، داشته باشید. ثبت دقیق ساعات کار، این اطمینان را خواهد داد که فاکتورهای شما دقیق هستند. و در صورت بروز اختلاف با مشتری، می توانید به مشروح یادداشتهای خود مراجعه کنید تا نشان دهید که چگونه وقت خود را در حین کار روی پروژه صرف کرده اید. می‌‌توانید زمان خود را به صورت دستی وارد کنید، هربار که روی یک پروژه کار می‌‌کنید، زمان شروع و پایان را بنویسید و نوشته‌‌هایی راجع به آنچه در آن زمان انجام داده اید، یادداشت کنید. همچنین می توانید برنامه ها و مرورگری را دانلود کنید تا زمان خود را به صورت دیجیتالی ثبت کنید. یا، اگر از حسابداری ابری استفاده می کنید، باید بتوانید به راحتی زمان خود را در داخل نرم افزار پیگیری کنید.

  1. بدون معطلی فاکتورتان را صادر کنید.

عادت کنید به محض اتمام کار، فاکتور مشتری را صادر کنید. به این ترتیب، کار در ذهن شما تازه خواهد بود و احتمال بروز خطا در فاکتورتان کمتر است. هرچه سریعتر فاکتور برای مشتری ارسال کنید، سریعتر پول خود را دریافت خواهید کرد.

  1. هزینه‌‌های دیرکرد.

هزینه‌‌های دیرکرد می‌‌تواند برای برخی از مشتریان محرکی برای پرداخت به موقع صورتحساب‌‌ها باشند‌‌‌‌.

 فقط در هنگام امضای قرارداد خود اطمینان حاصل کنید که در مورد هزینه دیرکرد با مشتری صحبت کرده‌‌اید، بنابراین هنگام دریافت اولین فاکتور شما، از این امر غافلگیر نمی شوند. مقدار معمول هزینه دیرکرد، 1.5 درصد در هر ماه برای فاکتورهای پرداخت نشده است.

  1. انواع پرداخت‌‌های دیگر را نیز بپذیرید.

هر چقدر در روش‌‌های پرداخت خود انعطاف پذیرتر باشید، مشتری راحت‌‌تر می‌‌تواند به روشی که برای او بی‌‌دردسرتر است پول به حساب شما واریز کند. و هنگامی که پرداخت برای مشتری آسانتر باشد، اجتمالاً سریع‌‌تر فاکتور شما را تسویه می‌‌کند. در نظر داشته باشید کارتهای اعتباری و پرداختهای آنلاین و همچنین روشهای پرداخت سنتی‌‌تر مانند پول نقد و چک را قبول کنید.

  1. اجازه پرداخت‌‌های خودکار را بدهید.

در نظر داشته باشید یک سیستم پرداخت صورتحساب اتوماتیک برای مشتریانی که حساب جاری دارند، ترتیب دهید. پرداخت های خودکار به مشتریان امکان می دهد که حساب آنها با یک برنامه تنظیم شده پرداخت شود، بنابراین هر دفعه که برایشان فاکتوری ارسال می‌‌شود، دغدغه‌‌ای برای پرداخت دستی آن نخواهند داشت. این تضمین می کند که همیشه به موقع فاکتور شما تسویه می‌‌شود.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *