چگونه یک فاکتور رسمی درست کنیم؟

تهیه یک فاکتور رسمی حرفه ای را بیاموزید؛ این مطلب راهنمای کاملی از موارد مورد نیاز برای تهیه یک فاکتور رسمی است.

فاکتور رسمی چیست؟

 

یک فاکتور رسمی، که به آن صورت فروش یا صورت‌حساب نیز می گویند، سندی صادر شده از سوی یک واحد تجاریست که نشان دهنده یک تراکنش، یا درخواست برای پرداخت در ازای ارائه یک کالا یا خدمات است.

فاکتورهای رسمی‌ عضوی بسیار مهم در کسب و کار می باشند؛ از جمله کارایی آن ها می توان به واریز به موقع حقوق افراد، نظارت و کنترل حساب های شخصی، و پیدا کردن روابط مبتنی بر اعتماد با مشتریان اشاره کرد.

این راهنما شامل تمام نکاتی که باید در هنگام تهیه فاکتور رسمی رعایت کرد و علت این نکات می باشد.

فاکتور رسمی باید شامل چه چیزی باشد؟

 

1. نام برند تجاری

نام برند تجاری شما مهم ترین چیزیست که باید در فاکتور موجود باشد. برای داشتن فاکتور رسمی حرفه ای تر می توانید آرم تجاری خود را نیز درج کنید.

2. اطلاعات تماس فروشنده

افزودن اطلاعات تماس شما به مشتریان کمک می کند تا در صورت بروز مشکل به شما دسترسی پیدا کنند. هم چنین این امر باعث می شود مشتریان بتوانند در آینده نیز برای همکاری بیشتر با شما تماس بگیرند.

3. شماره فاکتور رسمی

جهت حفظ نظم و سهولت بیش تر در پرداخت مالیات، بهتر است برای هر فاکتور رسمی شماره ای منحصر به فرد تهیه کنید.

4. قوانین پرداخت

کسب و کارهای کوچک برای پرداخت سه قانون کلی را رعایت می کنند. این قوانین به صنف شغلی، نوع ارتباط با مشتری و جریان نقدی تجارت شما بستگی دارند. برای مثال، “Net 30” بدین معناست که فاکتور رسمی 30 روز پس از تاریخ ثبت شده بر روی آن، باطل خواهد شد. در نظر داشته باشید که بعضی شرکت ها ممکن است پس از تاریخ معین شده اقدام به پرداخت کنند، پس بهتر است زمان بیش تری برای پرداخت معین کنید.

 

5. تاریخ ابطال

تاریخ ابطال به معنای تاریخ صدور به اضافه مهلت پرداخت می باشد. این تاریخ باید به زبان انگلیسی و روان و قابل درک باشد. داشتن این تاریخ برای فاکتور رسمی راهی کاربردی و حرفه ایست که به مشتریان زمان پرداخت را یادآوری می کند.

6. اطلاعات دریافت کننده

نشان دهنده این است که این فاکتور رسمی برای چه کسی صادر شده و شامل اطلاعات تماس دریافت کننده است.

7. اطلاعات خدمات یا کالا

شامل جزییات دقیق، میزان، رتبه بندی و جمع بندی کل می باشد. دقیق تر بودن این جزییات سبب افزایش کارایی فاکتور رسمی می شوند؛ زیرا باعث می شود که مشتریان بفهمند دقیقا در ازای چه مواردی، هزینه پرداخت می کنند.

8. مالیات فروش

ملزومات مالیات، با توجه به حوزه قضایی و نوع تجارت با هم تفاوت دارند. میزان مالیات جزو مواردی است که باید در صورت حساب ذکر شود. یک راه حل حرفه ای، استفاده از یک برنامه (application) فاکتور رسمی سازی برای مدیریت فعالیت های تجاری و مالیات است.

9. تخفیف

اگر خرید یک مشتری شامل تخفیف شده است، باید در فاکتور رسمی (به صورت درصدی یا مبلغ واقعی تخفیف) ذکر شود.

10. یادداشت ها

یک پانویس ساده و مختص مشتری تاثیر خوبی بر آنها گذاشته و ممکن است سبب تسویه زودتر فاکتور رسمی شود. می توانید در این یادداشت روش های پرداخت، جزییات تخفیف یا هر اطلاعات مرتبط دیگری را نیز ذکر کنید.

چگونه فاکتور رسمی را ارسال کنیم

پس از تهیه فاکتور رسمی، باید آن را به مشتریان ارسال کنید. با استفاده از پردازنده فاکتور رسمی ما، این کار به آسانی انجام می شود. برای ارسال فاکتور رسمی:

1. یک فایل PDF از فاکتور رسمیتان ذخیره کنید.
2. فاکتور رسمی را به صورت فایل جداگانه یا لینک به مشتری ایمیل کنید.
3. به مشتری یادآوری کنید که فاکتور رسمی را ذخیره و چاپ کند.

در نهایت، وضعیت فاکتور رسمی ارسال شده را بررسی کنید. اگر فاکتور رسمی را مستقیما ایمیل کنید، پس از مشاهده فاکتور رسمی توسط مشتری، به شما اطلاع رسانی می شود. این امر سبب می شود که به راحتی بتوانید جریان کاری با مشتریان را تنظیم کنید.

مزایای استفاده از پردازنده فاکتور رسمی

عدم نیاز به تایپ مجدد

هنگام اولین استفاده از این پردازنده، به شما یک فاکتور رسمی آماده ی خالی ارائه می شود. هنگامی که برای اولین بار اطلاعات تجارت خود (از جمله نام، ایمیل، شماره تلفن و …) را وارد کنید، این اطلاعات به طور خودکار برای مصارف بعدی ذخیره خواهند شد.

در مراجعات بعدی به برنامه، فاکتور رسمی آماده به طور خودکار شامل تمام اطلاعات شما خواهد بود. این امر در مورد اطلاعات مشتریان نیز صادق است؛ پس از ورود نام مشتری تمام اطلاعات وی به صورت خودکار وارد خواهد شد.

دریافت فاکتور رسمی قابل چاپ با یک کلیک

شما می توانید تنها با یک کلیک فاکتور رسمی قابل چاپ دریافت کنید. در نتیجه در مقایسه با استفاده از اکسل یا ورد، زمان بسیار کم‌تری اتلاف می شود.

ایمیل کردن فاکتور رسمی‌ها با پردازنده ما مزایای دیگری نیز دارد. یکی از این مزایا، مناسب بودن فاکتور رسمی برای استفاده هم در موبایل و هم در صفحه رایانه، دومین مورد خبردار شدن شما از دریافت و مشاهده فاکتور رسمی توسط مشتری، و سومین مورد ارسال یک یادآوری به مشتری در صورت عدم مشاهده فاکتور رسمی می باشد.

چگونه در Google Docs یک فاکتور رسمی درست کنیم

Google Docs امکان تهیه یک فاکتور رسمی را به آسانی فراهم می کند. با استفاده از قالب های آماده و قابل ذخیره سازی آن می توان یک فاکتور رسمی تهیه، یا از ابتدا فاکتور رسمیی مطابق سلیقه خود تهیه کرد. برای استفاده از قالب های Google Docs:

1. وارد اکانت گوگل خود شوید و به Google Drive بروید.
2. بر روی گزینه “+ New” کلیک کنید و در منوی آبشاری باز شده به Google Docs بروید. بر روی فلش کلیک کرده و “Form a template” را انتخاب کنید. با اینکار به صفحه ی شامل قالب ها می روید.
3. در قسمت جستجو،“invoice” را تایپ کنید. این کار باعث نمایش دسته ای از قالب های فاکتور رسمی در قسمت نتایج خواهد شد. نتایج را مشاهده کرده و قالب موردنظر خود را انتخاب کنید.
4. در قالب موردنظر اطلاعات خود را وارد کنید.

چگونه با یک قالب فاکتور رسمی رایگان، فاکتور رسمی درست کنیم؟

اگر از برنامه های بالا یا قالبی استفاده نمی کنید، می توانید به یک نرم افزار سازنده قالب رایگان مراجعه کنید. از جمله این نرم افزار ها می توان به Square یا QuickBooks اشاره کرد. برای استفاده از این نرم افزار ها:

1. در Square رنگ و نوع فایل موردنظر برای فاکتور رسمی را انتخاب کنید.
2. ایمیل خود را در پاپ-آپ وارد کنید. قالب ها در یک صفحه جدید برای شما باز خواهند شد. اگر این پاپ-آپ را مشاهده نمی کنید، تنظیمات پاپ-آپ مرورگر خود را چک کنید.
3. اطلاعات فاکتور رسمی را وارد کنید.
4. فاکتور رسمی را ذخیره و به مشتریان خود بفرستید.

چگونه در ورد فاکتور رسمی درست کنیم؟

در ورد قالب های متنوع و حرفه ای بسیاری برای تهیه یک فاکتور رسمی وجود دارند؛ به خصوص اگر کار کردن با این نرم افزار را به خوبی بلد باشید. با این حال، گاهی کار با ورد؛ به خصوص در مراحل پرداخت، می تواند طاقت فرسا باشد.

حتی اگر سند ورد را با ایمیل ارسال کنید، این خود شما هستید که باید راهی برای پرداخت مشتری بیابید. معمولا برای این کار باید از یک شخص سوم (مانند برنامه های پرداخت آنلاین) یا ارسال فیزیکی چک استفاده کنید. اما اگر با این حال همچنان مایل به استفاده از ورد هستید، باید مراحل زیر را انجام دهید:

1. در منوی New File قالبی از قسمت invoice template بیابید.
2. آیکن invoice را پیدا کرده و فاکتور رسمی مناسب خود را انتخاب کنید.
3. عنوانی حرفه ای متناسب با اطلاعات تجاری خود بیابید.
4. اطلاعات مشتری (معمولا در زیر و سمت مخالف اطلاعات شرکت شما) را وارد کنید. توجه داشته باشید که نام شرکت، آدرس ایمیل، آدرس پستی و شماره تلفن درج شود.
5. یک شماره فاکتور رسمی منحصر به فرد، تاریخ تنظیم فاکتور رسمی، و مهلت تسویه را وارد نمایید.
6. شیوه تسویه را معین کنید.
7. جزییات و مشخصات هر کالا یا خدمات به همراه تغییرات اعمال شده را وارد کنید. میزان مالیات و هزینه تحویل را به دقت محاسبه و جمع کلی را پررنگ کنید تا قابل تشخیص باشد.

چگونه در اکسل فاکتور رسمی درست کنیم؟

اکسل دارای قالب های فاکتور رسمی مناسبی است که به راحتی قابل استفاده می باشند. اما ممکن است در هنگام استفاده از این ابزار نیز به مشکلاتی مانند مشکلات ورد بربخورید.

1. از منوی File سندی جدید باز کرده و سپس گزینه invoice (معمولا در سمت چپ) را انتخاب کنید.
2. نوع فاکتور رسمی مورد نیاز خود را انتخاب کنید. (فاکتور رسمی عادی یک کالا، نوع مشخصی از خدمات و …)
3. اطلاعات موردنیاز (مانند نام شرکت، ایمیل، آرم و …) را وارد کنید.
4. از درج شماره ی فاکتور رسمی منحصر به فرد، توضیحات کالا یا خدمات و اطلاعات مشتری اطمینان حاصل کنید.