آیا می توانم برای دیرکرد پرداخت فاکتور، هزینه ای دریافت کنم؟
جولای 1, 2020
چگونه یک فاکتور تجاری بنویسیم؟
جولای 4, 2020

یک فاکتور معمولاً دارای قالبی است که مواردی که بخش حسابداری برای تائید، پردازش و تحویل وجه به فروشنده، ملزم به دانستن آنهاست، به شکلی کارآمد و درخور در آن ارائه شده است.

در اینجا 5 مورد از مهمترین مواردی که در یک فاکتور، به دنبال آن هستیم، ذکر شده است:

اطلاعات تماس فروشنده

نام فروشنده، نام شرکت، آدرس ایمیل و شماره تلفن باید به وضوح نشان داده شوند. یک بخش حسابداری به این اطلاعات نیاز دارد تا بداند برای کجا پول ارسال کند. ذکر نکردن کدپستی یا شماره تلفن، می تواند فرآیند فاکتور را به تأخیر بیندازد.

شماره سفارش خرید

هنگامی که یک واحد حسابداری فاکتوری را دریافت می‌‌کند که دارای شماره سفارش خرید است، متوجه می‌‌شود که شرکت خودشان قبلاً این معامله را که برای آن فاکتور صادر شده، تائید کرده است.

اکنون، با مشاهده شماره سفارش خرید، واحد حسابداری می تواند به راحتی آن سفارش خرید اصلی را به عنوان مرجع در نظر بگیرد و جزئیات موجود در آن را برای مطابقت با فاکتور بررسی کند.

همه فاکتورها دارای شماره سفارش خرید نیستند، زیرا هر معامله‌‌ای به آن احتیاج ندارد. به طور معمول، سفارش خرید یا “p.o”، فقط برای خریدهای با قیمت بالا موردنیاز است. به عنوان مثال، صلاحدید یک شرکت ممکن است این باشد که قبل از فروش، کلیه خریدهای بالای 2500 دلار، باید دارای سفارش خرید مصوب باشند.

شماره فاکتور

شماره فاکتور، برای فروشنده‌‌ای که می‌‌خواهد طلب خود را وصول کند، به عنوان شماره مرجع عمل می‌‌کند. فروشنده این شماره را ایجاد کرده و آن را در فاکتور خود درج می کند.

شماره فاکتور هم به فروشنده و هم به مشتری کمک می کند. در زیر چگونگی آن ذکر شده است.

پس از پرداخت فاکتور، مشتری می‌‌تواند سفارش خرید را ببندد. این بدان معناست که اکنون معامله به اتمام رسیده است.

هنگامی که فروشنده چک را دریافت می‌‌کند، می تواند به شماره فاکتوری که در ته فاکتور قرار دارد رجوع کند تا ببیند این پرداختی مربوط به کدام فاکتور بوده است. سپس می تواند آن فاکتور را به عنوان تسویه شده، علامت بزند. این بدان معناست که معامله اکنون برای او نیز کامل شده است. این امر به ویژه برای فروشنده‌‌ای که با همان مشتری تجارت زیادی انجام می‌‌دهد، مفید است و ممکن است فاکتورهای زیادی را برای تائید و مراحل پرداخت داشته باشد.

توضیحات و قیمت گذاری

این بخش به مشتری نشان می دهد که محصولات یا خدماتی که برای آنها فاکتور صادر شده است، همانهایی هستند که قبلاً درمورد آنها صحبت شده و در مورد قیمت به توافق رسیده‌‌اند. این اطلاعات باید بازتاب دقیقی از توضیحات و قیمت‌‌ها در سفارش خرید باشد.

این بدان معنی نیست که دیگر نمی‌‌توان در فاکتور تغییراتی صورت داد. بیایید از طریق یک معامله آن را توضیح دهیم، مشتری تصمیم می‌‌گیرد به جای 10 مورد، 12 مورد کالا انتخاب کند. بخش حسابداری مشتری، بین سفارش خرید و فاکتور مغایرتی می‌‌بیند، اما از آنجا که تفاوت زیاد نیست، و از آنجا که مدیریت قبل از ارسال آن به حسابداری، فاکتور واقعی را امضا کرده است، فاکتور برای وصول، ارسال می شود.

شرح جزئیات برای موارد دیگر نیز مفید است. فرض کنید مشتری می‌‌خواهد بداند یک سال از الان، شرکت برای خدمات بسیار ویژه چقدر پول پرداخت کرده است. مشتری فقط می تواند به آن فاکتورمراجعه کند. شرح جزئیات در صورتی مفید است که مشتری مجبور شود بسیاری از فاکتورهای فروشنده را مرور کند تا فاکتوری را که می‌‌خواهد پیدا کند.

شرایط پرداخت

شرایط پرداخت به بخش حسابداری مشتری اطلاع می‌‌دهد چه زمانی فروشنده انتظار دارد پولش پرداخت شود. غالباً یک اصطلاح استاندارد مانند “قابل پرداخت پس از دریافت”، “ظرف 30 روز”، “ظرف 45 روز”، “60 روز” یا “90روز” استفاده می شود.

شرایط پرداخت اغلب می‌‌تواند باعث سردرگمی شود، زیرا مشتری معمولاً شرایطی برای پرداخت خود دارد که ممکن است با شرایط دریافت فروشنده در تضاد باشد.

بیایید مثالی بزنیم. جان در منطقه دیترویت، کار محوطه‌‌سازی انجام می دهد. وی اولین فاکتور خود را برای دفتر مرکزی یک شرکت بزرگ خودروسازی ارسال می کند. جان موعد پرداخت فاکتور خود را “ظرف 30 روز” عنوان می کند، درحالیکه این شرکت فقط هر 60 روز فاکتورهای فروشنده را پرداخت می کند. جان تا زمانی که با مشتری ارتباط برقرار نکرده، از این خط مشی شرکت اطلاع پیدا نمی‌‌کند (پس از گذشت 30 روز).

توصیه می شود فروشندگان برای اولین بار با یک شرکت کار کنند تا اطمینان حاصل کنند که شرایط پرداخت برای هر دو طرف قابل قبول است. در این حالت، جان قبل از شروع کار خود می‌‌توانست 30% از هزینه را به عنوان پیش پرداخت، دریافت کند. سپس او دو فاکتور ارائه می داد، یکی در آغاز معامله (برای 30%) و دیگری در پایان (پس از اتمام کار، برای باقیمانده 70% بدهی).

شرایط پرداخت نیز مهم است، زیرا در این روش‌‌ها، روشهای پرداخت موجود که موردقبول فروشنده است، به مشتری گفته می‌‌شود. به عنوان مثال، اگر یک فروشنده پرداخت اینترنتی یا کارتهای اعتباری را به عنوان انواع پرداخت بپذیرد، می توان آن اطلاعات را در شرایط پرداخت قید کرد.

سفارش خرید چیست؟

سفارش خرید توسط مشتری (یا “خریدار”) در ابتدای معامله صادر می شود.

یک سفارش خرید جزئیاتی از انتظارات مشتری را نسبت به محصولات یا خدماتی که مایل به خرید مستقیم از فروشنده است، نشان می‌‌دهد. این سفارش شامل اطلاعات قیمت گذاری است.

سفارش خرید، پس از امضاء، یک توافق نامه قانونی الزام آور تلقی می شود. تفاوت سفارش و خرید فاکتور را در وبلاگ سایت می توانید مطالعه کنید.

فاکتور چیست؟

فاکتور یک صورتحساب است که پس از تحویل محصولات یا تکمیل خدمات، توسط فروشنده‌‌ی کالا یا خدمات صادر می شود.

 یک فاکتور، جزئیاتی در مورد محصولات یا خدمات ارائه شده به علاوه قیمت آنها ارائه می‌‌دهد. پس از دریافت فاکتور، انتظار می رود مشتری در یک بازه زمانی مشخص، وجه آن را به فروشنده پرداخت کند.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *