چگونه فاکتوری ساده تهیه کرده و سریعتر هزینه خدماتمان را دریافت کنیم؟

اگر به تازگی کسب و کاری کوچک راه انداخته اید و نمیدانید چگونه دستمزدتان را از مشتریانتان دریافت کنید، فرا گرفتن نحوه تهیه فاکتور به شما کمک میکند سریعتر دستمزدتان را بگیرید. فاکتورهای ساده از هدر رفتن وقتتان جلوگیری میکنند. این فاکتورها شامل جزئیات اساسی حسابرسی امور هر مشتری هستند. فاکتورها برگه های ساده ای هستند که به راحتی قابل استفاده و قابل فهم هستند.

نحوه تهیه یک فاکتور ساده

کسب و کارهای کوچک باید برای تهیه یک فاکتور ساده، برگه ای ساده شامل اطلاعات اساسی درباره هزینه های هر مشتری آماده کنند. با مراحل ساده ای که در ادامه توضیح میدهیم، فاکتوری ساده متناسب با هدف خود تهیه کنید:

اطلاعات تماس

اولین گام در ایجاد یک فاکتور ساده آن است که تمام راه های ارتباطی را در آن درج کنید. با اطلاعات ارتباطی شرکتتان شروع کنید. اگر شرکتتان لوگوی مخصوص دارد، آن را قرار دهید و سپس نام، آدرس، تلفن تماس و ایمیل را اضافه کنید. سپس همین مراحل را برای مشتریانتان نیز انجام دهید و نام، آدرس، تلفن تماس و ایمیلشان را بنویسید.

تاریخ

هر فاکتوری که دارید باید تاریخ داشته باشد. داشتن تاریخ کمک میکند هم شما و هم مشتریانتان فاکتورهایتان را دقیق تر طبقه بندی کنید.

سیستم شماره گذاری واحد

همه فاکتورهایتان باید شماره گذاری شوند. شماره فاکتور کمک میکند آن ها را راحت تر بایگانی کنید. حتی اگر بخواهید در مورد فاکتور خاصی با مشتریتان صحبت کنید، با استفاده از شماره آن میتوانید آن را ساده تر پیدا کنید. ساده ترین روش شماره گذاری فاکتورها این است که آن ها را به ترتیب صدور شماره گذاری کنید. اولین فاکتوری که میفرستید شماره #001، فاکتور بعدی #002 و الی آخر.

فهرست خدمات

یک فاکتور ساده باید تمام خدمات شما به مشتریان را شامل شود. ساده ترین کار این است که جدولی ساده با چهار ستون درست کنید. هر بخش از اطلاعات زیر را درون ستونی مجزا قرار دهید:

• خلاصه ای مختصر از هر کدام از خدمات
• کمیت یا تعداد ساعت های کار
• نرخ دستمزد
• جمع بندی هر کدام از خدمات

به تعداد فعالیت هایی که برای مشتریتان انجام داده اید، ردیف هایی را به جدولتان اضافه کنید.

شرایط پرداخت

در هر فاکتور، به صورت خلاصه شرایط پرداخت خود را توصیف کنید. انواع روش های پرداختی مد نظر خود را مشخص کنید. میتوانید از روش های پرداختی زیر استفاده کنید:

• پول نقد
• چک
• کارت اعتباری
• حواله بانکی
• پرداخت آنلاین
• پرداخت های چند نوبتی
• پرداخت با موبایل

در قسمت شرایط پرداخت، به این نکته اشاره کنید که برخورد شما در برابر تاخیر در پرداخت چگونه خواهد بود و اگر قصد دریافت دیرکرد دارید، حتما این نکته را خاطر نشان کنید.

میزان و تاریخ پرداخت

شما باید در انتهای فاکتور، کل مبلغ پرداختی (شامل هر نوع مالیات اعمال شده) و زمان پرداخت را به وضوح مشخص کنید. حتما این اطلاعات را برجسته کنید و یا با رنگ دیگری بنویسید. برای جلوگیری از هرگونه سو برداشت، تاریخ پرداخت را دقیقا مشخص کنید، مثلا بنویسید: “تاریخ پرداخت 1 اسفند 1398 است.”

آیا فاکتور حکم رسید را دارد؟

فاکتور و رسید برای هدف های متفاوتی تهیه میشوند. فاکتورها برگه های حسابرسی هستند که به وسیله آن ها از مشتریان کالاها یا خدمات خود، درخواست پرداخت هزینه میکنید. در فاکتور، ضمن ارائه فهرست همه کالاهایی که فروخته اید و همه خدماتی  که ارائه کرده اید، مبلغ نهایی و تاریخ پرداخت آن را مشخص میکنید.

در مقابل، رسید نوعی برگه حسابرسی است که گواهی بر انجام معاملات تجاری است. با وجود رسید میتوان اطمینان حاصل کرد که مشتری هزینه کالا یا خدمات را پرداخته است. رسید برگه ای ساده است که فروشنده بلافاصله بعد از انجام خرید، آن را به مشتری میدهد. بعد از آن که فروشنده کالا یا خدماتی را ارائه داد، فاکتور به عنوان برگه درخواست پرداخت صادر میشود. در مطلب تفاوت فاکتور و رسید به طور دقیق تری به این موضوع پرداخته شده است.