چگونه فاکتور فروش بنویسیم؟

کسب و کارهای کوچک ناچارند پس از هر فروش، فاکتورهای فروش دقیقی تهیه و به مشتری تحویل دهند. صاحبان این کسب و کارها میتوانند فاکتورهای ساده آماده کنند که همه اطلاعات فروش را در بر بگیرد و به وسیله آن از مشتری خود تقاضای پرداخت کنند. برای تهیه یک فاکتور پیشرفته، باید مختصری درباره هر یک از کالاها توضیح دهید، قیمت آن ها را منظور کنید و در نهایت مبلغ کل و تاریخ پرداخت را مشخص کنید. فرقی نمیکند اجناستان را در مغازه ای کوچک به فروش میرسانید و یا از طریق تجارتی بزرگ، با ارائه فاکتور به مشتریانتان میتوانید پول خود را زودتر دریافت کنید.

در ادامه به شما آموزش میدهیم که چگونه فاکتور فروش تهیه کنید و سریعتر پول کالاها و یا خدمات خود را دریافت کنید.

چگونه فاکتور فروش تهیه کنیم؟

کسب و کارهای کوچک برای دریافت پول حاصل از فروش کالاهایشان، فاکتور فروش تهیه میکنند و در آن جزئیات هر معامله را ذکر میکنند. برای تهیه فاکتور فروش محصولات خود، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. لوگوی شرکتتان را اضافه کنید

سربرگی برای فاکتور خود درست کنید و آرم یا مهر شرکتتان را بالای برگه فاکتور چاپ کنید.

2. اطلاعات تماس را در فاکتور درج کنید

در قسمت سربرگ، اطلاعات ارتباطی خود از جمله نام تجاری، آدرس، تلفن تماس و ایمیلتان را بنویسید.

3. اطلاعات تماس مشتری را در فاکتور درج کنید

بعد از مشخصات خودتان، مشخصات مشتریتان را نیز وارد کنید. نام آن ها، آدرسی که کالاها را به آن جا فرستاده اید، تلفن تماس و ایمیلشان را درج کنید.

4. تاریخ بزنید

در بالای فاکتور فروش تاریخ بزنید. بسته به روش حسابرسی مالیتان، این تاریخ میتواند تاریخ فروش و یا تاریخ ارسال کالاها باشد.

5. فهرستی کامل از کالاهای فروخته شده را ارائه دهید

در بخش اصلی فاکتور فروشتان، فهرستی از تمام کالاهای خریداری شده توسط مشتریتان را ارائه دهید. این فهرست باید اطلاعات زیر را شامل شود:

• توضیحی مختصر درباره هریک از کالاها
• مقدار و یا تعداد هریک از کالاها
• قیمت تکی هریک از کالاها
• قیمت کل هریک از کالاها بر حسب تعداد آن ها

ساده ترین راه برای نمایش تمامی این اطلاعات این است که جدولی طراحی شود و به هر کدام از اطلاعات بالا، ستونی جداگانه اختصاص داده شود.

6. مبلغ کل را مشخص کنید

در انتهای فاکتور، مجموع قیمت پرداختی و مالیات ها را اضافه کنید. این قسمت، مهمترین قسمت فاکتور است. پس آن را با اندازه بزرگتر و یا با رنگی متفاوت بنویسید.

7. تاریخ پرداخت را مشخص کنید

تاریخی که انتظار دارید مشتریتان با شما تسویه حساب کند را مشخص کنید. این قسمت را هم درست مانند مبلغ کل به نحوی بنویسید که توجه مشتری سریعا به آن جلب شود.

8. شرایط پرداخت را توضیح دهید

در انتهای فاکتور شرایط پرداخت را توضیح دهید. منظور از شرایط پرداخت، روش مدنظر شما (مثلا چک، کارت اعتباری، و یا پرداخت آنلاین) برای دریافت پولتان است. اگر مایلید به ازای تاخیر در پرداخت مبلغی را به عنوان جریمه دریافت کنید، این مسئله را در همین قسمت ذکر کنید.

هدف از ارائه فاکتور فروش چیست؟

مهمترین هدف فاکتور فروش این است که از مشتری بخواهید هزینه کالاهای خریداری شده و یا خدمات دریافتی را بپردازد و بتوانید معاملات تجاری خود را طبقه بندی کنید. اگر صاحب کسب و کار کوچکی هستید، فاکتور فروش میتواند در موارد زیر نیز به شما کمک کند:

1. طبقه بندی فروش ها

فاکتورهای فروش میتوانند فروش های شما را طبقه بندی کنند. هر فاکتور فروش اطلاعات زیادی را شامل میشود که میتواند به شما در حسابرسی دخل و خرجتان کمک کند. فاکتورها کمک میکنند تا کسب و کارها میزان فروش کلی و میزان سودشان را محاسبه کنند و محبوب ترین روش پرداخت میان مشتریان خود را شناسایی کنند. تمامی این اطلاعات برای کسب و کارهای کوچک از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است.

2. محافظت قانونی

فاکتورهای فروش شما میتوانند از شما و کسب و کارتان در برابر هر گونه دعوی و پرونده قضایی محافظت کنند. فاکتورها اطلاعاتی درباره کالاهای فروخته شده و زمان فروش آن ها ارائه میدهند. بدون فاکتور هیچ سند معتبر دیگری دال بر فروش و قیمت گذاری کالا ندارید. گرچه فاکتور به اندازه قرارداد معتبر و قانونی نیست، اما باز هم برگه فروش مهمی محسوب میشود.

3. ثبت مالیات

کسب و کارهای کوچک باید تمامی فاکتورهای فروش خود را برای اهداف مالیاتی نگه دارند. فاکتورها اطلاعاتی دقیق درباره میزان سود حاصل از فروش ارائه میدهند. بهتر است اسناد تجاری خود را با دقت نگهداری کنید تا در صورت بروز مشکل و نیاز به حسابرسی، بتوانید ادله کافی مبنی بر انجام معاملات مالی (از جمله تمامی فاکتورهای فروش) را ارائه دهید. فاکتورهای شما همچنین به شما کمک میکنند تا هر چه سریعتر مالیات خود را ثبت کنید و بار فصل مالیات را کاهش دهید.

4. برنامه ریزی های تجاری

فاکتورهای فروش قادرند اطلاعات با ارزشی درباره نحوه عملکرد و روند رشد یک تجارت به ما بدهند. همین مسئله به صاحبان کسب و کارها کمک میکند تا برنامه ها و پروژه های مفیدی را برای آینده خود در نظر بگیرند. با بررسی و تحلیل فاکتورها در دراز مدت میتوانید پرطرفدار و کم طرفدارترین محصولاتتان، زمان اوج فروشتان و کالاهای سود دهتان را مشخص کنید. تمامی این اطلاعات به شما کمک میکنند تا تجارتتان را کارآمد تر و درآمدتان را بیشتر کنید.