فاکتور رسمی چیست و شامل چه چیزهاییست؟

یک فاکتور سندی است که توسط ارائه دهنده یک کالا یا خدمات به خریدار فرستاده می شود. فاکتور رسمی در حقیقت نشان دهنده این است که فروشنده ملزم به پرداخت هزینه در ازای کالا یا خدمات ارائه شده می باشد. به عبارت دیگر، فاکتور رسمی تاییدیه ای نوشتاریست که توافق میان خریدار و فروشنده را نمایش می دهد.

فاکتورهای رسمی بخش مهمی از حسابداری کسب و کار شما را تشکیل می دهند، زیرا تراکنش ها را ثبت می کنند.

یک فاکتور رسمی شامل چه چیزهاییست؟

به طور معمول فاکتور رسمی شامل قسمت های زیر است:

• تاریخ: تاریخی که فاکتور رسمی تهیه شده است. این تاریخ بسیار مهم است، زیرا از این تاریخ به بعد مهلت پرداخت خریدار شروع می شود.
• نام ها و آدرس ها: نام ها و آدرس های فروشنده و خریدار باید ذکر شود. اگر از نرم افزار های حسابداری استفاده می کنید، ممکن است تنها به ایمیل ها احتیاج داشته باشید. اما بهتر است آدرس فیزیکی خریدار را نیز تهیه کنید تا در صورت نیاز، برای مثال برای ارسال سند یا نامه ای به صورت فیزیکی، از آن استفاده کنید.
• اطلاعات تماس: اطلاعات تماس افراد حاضر در دو طرف فاکتور رسمی. به عنوان یک فرد حرفه ای و ایجاد ارتباط بهتر با مشتری، بهتر است اسم ها را درست بنویسید.
• جزییات موارد خریداری شده: این جزییات شامل مقدار و قیمت می شود. معمولا در فاکتور رسمی یک توضیح استاندارد و شماره ثبت کالا ثبت می شود، اما سعی کنید تا حد امکان در توضیحات دقیق باشید و جای هیچ ابهامی باقی نگذارید.
• قوانین پرداخت: برای مثال، فروشنده ممکن است قید کند که مهلت پرداخت حداکثر 30 روز است.

چگونه برای یک خریدار فاکتور رسمی تهیه کنیم؟

پس از ارسال یا تحویل فاکتور رسمی به خریدار، فاکتور رسمی را آماده می کنیم.

• با شناسایی خریدار شروع کنید.
• شماره اسناد قبلی که به این خرید مرتبط است را قید کنید.
• موارد فروخته شده و تحویل گرفته شده را شناسایی کنید. معمولا در فاکتور رسمی نام کالا یا خدمات و مقدار (یا زمان برای خدمات) ذکر می شود. اگر از یک نرم افزار آنلاین استفاده می کنید، جمع کل برای هر مورد محاسبه می شود.
• در قسمت بعد، هر گونه بیعانه پرداخت شده توسط خریدار یا تخفیف تعلق گرفته شده به وی ذکر می شود.
• می توانید به خریدار روش های مختلفی برای پرداخت ارائه کنید، برای مثال برای پرداخت نقدی، تخفیف در نظر بگیرید.
• قوانین ارسال را در فاکتور رسمی ذکر کنید.دو نوع نحوه ارسال داریم؛ ارسال مبدا FOB و مقصد FOB. در اولین حالت هزینه پرداخت به عهده فروشنده و در دومین حالت به عهده خریدار می باشد.
• قوانین خرید را ذکر کنید. برای مثال، خریدار چه زمانی باید پرداخت انجام دهد یا در ازای پرداخت زودتر از موعد چه مقدار به او تخفیف می دهید؟ این قوانین معمولا به صورت زیر بیان می شود:2/10 Net 30، یعنی اگر پرداخت در 10 روز آینده انجام شود شامل 2 درصد تخفیف خواهد شد، و مهلت پرداخت حداکثر 30 روز است.

فاکتور رسمی می تواند به خریدار ایمیل، فکس یا پست شود.

هنگامی که خریدار مبلغ معین را پرداخت می کند، شماره فاکتور رسمی باید روی رسید خرید درج و با شماره موجود در نرم افزار شما مقایسه شود تا از صحت پرداخت اطمینان حاصل شود.

شماره فاکتور رسمی چیست؟

شماره فاکتور رسمی پس از مهلت پرداخت، مهم ترین عضو فاکتور رسمی است. می توانید این شماره را به راه های مختلفی به دست آورید. این شماره شناسه ای منحصر به فرد می باشد، و به فروشنده به جستجو برای فاکتور رسمی در رایانه یا بین اسناد کمک می کند.

بسیاری از نرم افزار های حسابداری از شماره های پی در پی استفاده می کنند. برخی از شماره گذاری‌ها برحسب تعداد مشتریان استفاده می کنند؛ برای مثال، MB001.

از چه شماره فاکتور رسمی شروع کنیم؟

استفاده از یک روش شماره گذاری خاص باعث حفظ نظم شما می شود. ساده ترین راه، روش شماره گذاری جهانی است که با 001 شروع می شود.

بیشتر حسابداران روش زیر را به خاطر سهولت در پیدا کردن فاکتورهای رسمی می پسندند. شرکت های بزرگ تر معمولا از شماره گذاری برحسب تعداد پروژه ها استفاده می کنند. در این روش از پیشوندی مرتبط به پروژه استفاده می کنند، برای مثال ROTRIXOO1 برای پروژه ای به نام Rotrix.

بهترین روش شماره گذاری، روشیست که سبب گیج شدن خریداران یا پیچیدگی شماره گذاری نشود.

آدرس فاکتور رسمی چیست؟

آدرس فاکتور رسمی، مکان فیزیکی کسب و کاریست که فاکتور رسمی ارسال شده است. این آدرس معمولا مشابه آدرسیست که بر روی چک خریدار نوشته می شود. محصولات یا خدمات به آدرس ارسال فرستاده می شوند. فاکتور رسمی هم چنین آدرس و نام فروشنده را نیز مشخص می کند.

چرا فاکتورهای رسمی مهم هستند؟

جمع آوری و ارسال فاکتورهای رسمی به مشتریان کاری زمان بر ولی الزامیست. استفاده از فاکتور رسمی کمک می کند که پرداخت ها به موقع و کامل انجام شوند. فاکتور رسمی سندی رسمی است که نشان می دهد محصولات یا خدمات شما تحویل گرفته شده اند. هم چنین حقوق فروشنده در قوانین پرداخت را تعیین می کند. یک سیستم تهیه فاکتور رسمی مناسب در هنگام رسیدگی به مالیات به شما کمک می کند.

چه زمانی برای مشتری فاکتور رسمی تهیه کنیم؟

برای سفارشات کوچک، تهیه فاکتور رسمی قبل از تحویل گزینه‌ای رایج است. این روش ممکن است مراحل تحویل را تحت فشار قرار دهد، اما احتمال عدم پرداخت را بسیار کاهش می دهد.

ارائه فاکتور رسمی پس از تحویل محصولات یا خدمات ملزم به داشتن اعتماد به خریدار است و می تواند خطرناک باشد. فروشندگان می توانند 50 درصد مبلغ را در حین ثبت قرارداد و مابقی را پس از تکمیل خرید تحویل بگیرند. تهیه فاکتور رسمی برای پروژه های بزرگ تر می توانند به دو یا سه مرحله پرداخت کوچک تر تقسیم شود.

فاکتور رسمی و سفارش خرید

فاکتورهای رسمی گاهی با سفارشات خرید اشتباه گرفته می شوند. سفارشات خرید قبل از تراکنش و فاکتورهای رسمی بعد از تراکنش صادر می شوند. سفارش خرید توسط خریدار پر شده و به فروشنده تحویل داده می شود. در حالی که در فاکتور رسمی، رسید تحویل محصولات یا خدمات و قوانین پرداخت ذکر می شود. در برخی از شرکت ها سفارش خرید تنها برای خرید یا استفاده از خدمات بیش از مقداری معین، الزامیست.

فاکتور رسمی و قبض

فاکتور توسط فروشنده تهیه شده و بیانگر خدمات یا محصولات تحویل داده شده به مشتری است. فاکتور رسمی ممکن است قبل یا بعد از تحویل ارائه شود. معمولا فاکتور رسمی همراه با محصولات یا خدمات به دست خریدار می رسد تا از صحت موارد تحویل گرفته شده اطمینان حاصل کند.

قبض، درخواست برای پرداخت است. به طور معمول قبض بدون فاکتور رسمی نیز ارائه می شود (برای مثال در رستوران ها). قبض در صورتی ارائه می شود که نیاز به پرداخت فوری باشد.