مراحل نوشتن فاکتور

بخش اول فرآیند حساب‌‌های پرداختنی، دریافت فاکتور است. پس از دریافت فاکتور، یک فرآیند خاص وجود دارد که برای حفظ سوابق دقیق مالی بسیار مهم است.

از آنجا که این فرآیند کاملاً پیچیده است، یک شرکت ممکن است به جای فاکتورنویسی به صورت دستی، ترجیح دهد سیستم را خودکار کند. این خودکار شدن می تواند باعث بهبود دید، بهره‌‌وری، دقت و مقرون به صرفه بودن فرایند فاکتورنویسی یک حرفه شود.

موارد زیر مراحلی است که بخش حسابهای پرداختنی، برای نوشتن یک فاکتور دنبال می کند.

مراحل نوشتن فاکتور

مرحله 1- بررسی و ثبت اطلاعات

یک شرکت خریدار نیاز به تأیید خرید، اطمینان از پرداخت صحیح و انجام پرداخت در شرایط توافق شده دارد. برای کمک به فروشنده و خریدار، فاکتورها باید در پیگیری هزینه ها یا موجودی کالا و به روز کردن سوابق مالی خود، شامل اطلاعات زیر باشند:

• تاریخ فروش و ارسال فاکتور.
• اطلاعات تماس هم فروشنده و هم خریدار، به ویژه اطلاعات صدور صورتحساب و مسئول هماهنگی.
• جزئیات خرید، از جمله جزئیات محصول یا خدمات و قیمت.
• اطلاعات پرداخت.

مرحله 2- ثبت داده‌‌ها و كدگذاری دفترکل

هنگامی که کارمندان حسابهای پرداختنی تأیید کردند که کلیه اطلاعات فاکتور فروشنده صحیح است، باید داده‌‌ها را به صورت دستی یا با استفاده از یک ابزار خودکار وارد کرده و آن را برای اهداف حسابداری کدگذاری کنند. کدگذاری دفترکل، به نوعی سیستم کدگذاری گفته می‌‌شود که باعث آسان‌‌تر شدن پیگیری بدهی‌‌ها و اعتبارات می‌‌شود.

وارد کردن دستی این داده‌‌ها می‌‌تواند وقت زیادی از کارمندان را بگیرد و خطر خطای انسانی را به همراه داشته و شاید برای سوابق مالی یک شرکت مضر باشد. استفاده از سیستم خودکار، می‌‌تواند ضمن کاهش خطا در همان زمان، هزینه‌‌های عملیات فاکتورنویسی را 75٪ تا 85٪ کاهش دهد. داشتن ابزار لازم برای پیگیری این داده‌‌ها، باعث دسترسی بهتر به داده‌‌های فاکتور نیز می‌‌شود، که نتیجه آن بهبود خدمات به فروشندگان و درنتیجه وصول سریع‌‌تر طلب است.

مرحله 3- ارسال و دریافت تأیید

بعد از اینکه بخش حسابهای پرداختنی اطلاعات فاکتور را تأیید کرد، لازم است قبل از اینکه پرداختی صورت بگیرد، فاکتور برای تأیید ارسال شود. اگر این روند تأیید کند صورت پذیرد، می‌‌تواند زمان تکمیل فرآیند و درآمد را به طرز قابل توجهی تحت تأثیر قرار دهد. فاکتورهای کاغذی می‌‌توانند روی میز کارمندی که مشغول کار است، بمانند یا در حین جابجایی از میزی به میز دیگر، جابجا نشوند. با استفاده از سیستم فاکتورزنی خودکار، بخش حسابهای پرداختنی می‌‌تواند در زمان پیگیری اسناد گمشده یا درخواست کپیهای فاکتور از فروشنده، صرفه‌‌جویی کند.

این روشهای دیجیتالی، داده ها را از فاکتورهای کاغذی گرفته، به صورت الکترونیکی ثبت کرده و آنها را از طریق روند کاری که به صورت سفارشی طراحی شده و باعث تسریع در کل فرآیند تائید می‌‌شود، ارائه می‌‌دهند. کاهش یا رفع نیاز به فاکتورهای کاغذی، باعث کاهش هزینه‌‌های خروجی خواهد شد.

به گفته کارشناسان، هزینه هر فاکتور کاغذی، بین 12 تا 30 دلار است که مراحل مختلف آن هم چیزی نزدیک 15 دلار هزینه در بردارند.

این در حالی است که شرکتهای بزرگتر که مراحل حسابهای پرداختی پیچیده‌‌تری دارند، امکان دارد برای هر فاکتور نزدیک به 40 دلار هزینه داشته باشند. هزینه فاکتورزنی خودکار آنلاین، بطور قابل توجهی کمتر از 3.50 دلار برای هر فاکتور است. فاکتورزنی خودکار می‌‌تواند سالیانه برای شرکت شما، صدها هزار دلار پس انداز کند.

پنج مرحله برای محاسبه قیمت هر فاکتور

معادله محاسبه قیمت هر فاکتور: کل هزینه سالانه حسابهای پرداختنی (معمولاً کل حقوق) را محاسبه کرده و آن را بر تعداد کل فاکتورهای آماده شده سالانه تقسیم کنید.

با دنبال کردن این پنج مرحله، می‌‌توانید حتی عدد دقیق‌‌تری به دست آورید.

1) مراحل را برنامه‌‌ریزی کنید.

این ممکن است سخت‌‌ترین مرحله باشد، زیرا به درک کاملی از روند کار و همه چالش‌‌ها و موانع آن نیاز دارید. کل فرآیند فاکتور را از بررسی نامه‌‌های رسیده تا بایگانی پس از اتمام دنبال کنید. این کار تصور آشکاری از زمانی که برای فاکتورزنی صرف شده، به شما می دهد.

2) چه کسانی درگیر کار فاکتورزنی هستند؟

آیا می‌‌دانید در هر مرحله از برنامه‌‌ریزی، چند نفر درگیر هستند؟ به همه افراد درگیر، نه تنها در بخش حسابهای پرداختنی، بلکه هر کس که در مراحل کدگذاری و تأیید شرکت دارد، فکر کنید. در سازمانهای بزرگتر، این کار توسط افراد بسیاری از بخشهای مختلف انجام می شود.

3) برای هر مرحله از روند کار، زمان صرف شده است.

اکنون که می‌‌دانید چه کسی چه کاری را انجام می‌‌دهد، باید بدانید چه مدت طول می‌‌کشد که هر یک از اعضای تیم وظایف خود را انجام دهند. از اعضای تیم بخواهید مدت زمانی را که برای فاکتورنویسی به آنها مربوط می‌‌شود، تخمین بزنند.

4) تعداد افرادي كه ساعتی به آنها پرداخت می‌‌شود را حساب کنید.

اکنون که می‌‌دانید چه کسانی درگیر این کار هستند، چه کاری انجام می‌‌دهند و چه مدت در انجام این کار وقت صرف می‌‌کنند – وقت آن است که فاکتور میزان دستمزد آنها را تهیه کنید. اگر از نظر مدت زمان انجام هر کار، معقول به نظر می‌‌رسد، هزینه را در هر دقیقه تقسیم‌‌بندی کنید.

5) حساب کتاب کنید.

اکنون که کلیه اطلاعات مربوطه را در اختیار دارید، وقت آن است که فرمول هزینه هر فاکتور را پیدا کنید. تعداد افراد را در مدت زمان صرف شده‌‌ای که در ازای کار درحقوقشان ذکر شده، ضرب کنید تا بفهمید مراحل نوشتن هر فاکتور، چقدر هزینه در برداشته است.

در فرآیند فاکتورنویسی، ثبت در دفتر روزنامه برای چیست؟

هنگامی که یک شرکت، صورتحساب یا فاکتوری را از یک تامین‌‌کننده یا فروشنده کالا یا خدمات دریافت می‌‌کند، دراصل فاکتور فروشنده را دریافت کرده است. این فاکتورها به عنوان بستانکار در حسابهای پرداختنی وارد می شوند و مانده بستانکاری را در حساب‌‌های پرداختنی افزایش می‌‌دهند. وقتی شرکت، حساب فروشنده را تسویه می‌‌کند، مبلغ بدهی حساب‌‌های پرداختنی را کاهش می‌‌دهد. مانده بستانکاری معمول در حساب‌‌های پرداختنی، فاکتورهای ثبت شده فروشنده است که هنوز پرداخت نشده است. به فاکتورهایی که پرداخت نشده‌‌اند فاکتورهای باز گفته می‌‌شود.

نرم‌‌افزار فاکتورزنی خودکار، به شرکت‌‌ها اجازه می‌‌دهد تا حساب‌‌های پرداختنی خود را با توجه به تاریخ سررسید مرتب کنند و برای آنها گزارشی به نام حساب‌‌های پرداختنی قدیمی ایجاد می‌‌کند.

چگونه می‌‌توان فاکتوری را در حسابهای پرداختنی وارد کرد؟

پس از بررسی و تأیید فاکتور، می‌‌توانید آن را وارد حساب‌‌های پرداختنی کنید. پس از تأیید فاکتور فروشنده، ثبت فاکتور شامل موارد زیر است:

• بستانکار در حسابهای پرداختنی
• حداقل یک بدهی در حساب دیگر. مبلغ بدهی معمولاً یکی از موارد زیر را شامل می شود:
• هزینه (هزینه تعمیرات و نگهداری، هزینه تبلیغات، هزینه اجاره و غیره)
• پیش‌‌پرداخت دارایی (پیش پرداخت هزینه‌‌ها، پیش پرداخت بیمه)
• دارایی ثابت (تجهیزات، قطعات، وسایل نقلیه و غیره)