چگونه فاکتور خدمات تهیه و دستمزد کار خود را دریافت کنیم؟

کسب و کارهای کوچکی که به مشتریان خود خدمات حرفه ای ارائه میدهند، باید برای هر یک از خدمات خود فاکتوری دقیق تهیه کنند. این فاکتور باید شامل اطلاعاتی مهم درباره معاملات (همچون لیستی از خدمات ارائه شده، تاریخ پرداخت و کل مانده حساب فاکتور) باشد. یادگیری نحوه تهیه فاکتورهای حرفه ای از جمله تکنیک های حسابداری است که صاحبان کسب و کارهای کوچک باید برای دریافت حق الزحمه و بایگانی اطلاعات فروش و سود خود، به آن مسلط باشند.

نحوه تهیه فاکتور خدمات

کسب و کارهای کوچک میتوانند فاکتورهای خدماتی  دقیقی را به مشتریان خود داده و از آن ها تقاضای پرداخت حق الزحمه کنند. برای تهیه فاکتور خدماتی مراحل زیر را طی کنید:

لوگوی شرکتتان را اضافه کنید.

تهیه فاکتور را با طراحی سربرگ آغاز کنید. سربرگی برای فاکتور خود درست کنید و آرم یا مهر شرکتتان را بالای برگه فاکتور چاپ کنید.

اطلاعات تماس خود را در فاکتور درج کنید.

در قسمت سربرگ، اطلاعات ارتباطی خود از جمله نام تجاری، آدرس، تلفن تماس و ایمیلتان را بنویسید.

اطلاعات تماس مشتری را در فاکتور درج کنید.

بعد از مشخصات خودتان، مشخصات مشتریتان را نیز وارد کنید. نام آن ها، آدرسی که کالاها را به آن جا فرستاده اید، تلفن تماس و ایمیلشان را درج کنید. بهتر است قبل از صدور فاکتور اطلاعات مشتری را چک کنید. گاهی اوقات شخصی که خدمات را دریافت کرده است همان شخصی نیست که باید فاکتور را پرداخت کند.

فاکتورهایتان را شماره گذاری کنید.

به هر یک از فاکتورهایی که صادر میکنید، شماره مشخصی را اختصاص دهید. این کار ضمن کمک به شما در بایگانی کردن فاکتورهایتان، سبب میشود در صورت مذاکره با مشتری، فاکتور مربوطه را سریعتر پیدا کنید.

تاریخ بزنید.

تاریخ صدور فاکتور را در فاکتور درج کنید. تاریخ صدور هم برای شما و هم برای مشتریانتان حائز اهمیت است.

تاریخ پرداخت را مشخص کنید.

تاریخ پرداخت را به طور دقیق بنویسید. مثلا بنویسید: “تاریخ پرداخت 1 اسفند 1398 است.” استفاده از جملات مبهم مانند “تاریخ پرداخت 30 روز دیگر است.” کارتان را سخت میکند. این تاریخ را متمایز از دیگر اطلاعات فاکتور بنویسید. میتوانید اندازه و رنگ آن را تغییر دهید.

فهرست کاملی از خدمات انجام شده را ارائه دهید.

در بخش اصلی فاکتور خدمات، فهرستی از تمام خدمات انجام شده را ارائه دهید. این فهرست باید اطلاعات زیر را شامل شود:

• توضیحی مختصر درباره هریک از خدمات انجام شده
• مدت زمان انجام خدمات و یا کمیت هر یک از آن ها
• نرخ حق الزحمه هر یک از خدمات
• مجموع حق الزحمات کلیه خدمات

ساده ترین راه برای نمایش تمامی این اطلاعات این است که جدولی طراحی شود و به هر کدام از اطلاعات بالا، ستونی جداگانه اختصاص داده شود.

مبلغ کل را ذکر کنید.

مجموع حق الزحمات و مالیات را حساب کرده و در فاکتور وارد کنید. اندازه این قسمت از فاکتور را بزرگتر کنید و یا رنگ آن را عوض کنید تا مطمئن شوید حتما به آن توجه میشود.

شرایط پرداخت را توضیح دهید.

در پانوشت فاکتور خدمات شرایط پرداخت را توضیح دهید. منظور از شرایط پرداخت، روش مدنظر شما برای دریافت پولتان است که میتواند شامل موارد زیر شود:

• پول نقد
• چک
• کارت اعتباری
• حواله بانکی
• پرداخت آنلاین
• پرداخت های چند نوبتی
• پرداخت با موبایل

در قسمت شرایط پرداخت، به این نکته اشاره کنید که برخورد شما در برابر تاخیر در پرداخت چگونه خواهد بود و اگر قصد دریافت دیرکرد دارید، حتما این نکته را خاطر نشان کنید.

نکات تهیه فاکتور برای فریلنسرها

فاکتور را هر چه سریع تر تهیه کنید.

خودتان را عادت دهید تا به محض کامل کردن پروژه کارفرمایتان، فاکتور آن را تهیه و ارسال کنید. هرچه زودتر فاکتور را ارسال نمایید، احتمال این که دستمزدتان را زودتر دریافت کنید بیشتر میشود.  پس از اتمام پروژه که هنوز تمامی موارد را به خاطر دارید، فاکتور را تهیه کنید. این کار سبب میشود هیچ موردی را از قلم نیندازید.

مهلت پرداخت کوتاهی تعیین کنید.

برای مدتی طولانی، آزادکاران به کارفرماها و مشتریان خود مهلتی 30 روزه برای پرداخت فاکتور میدادند. اما در سال های اخیر  و با توجه به امکان پرداخت آنلاین، این مدت زمان کوتاهتر شده است. شما نیز مدت زمان کوتاهی را تعیین کنید تا زودتر دستمزدتان را دریافت کنید. مثلا به جای 30 روز، به مشتریان خود 21 روز مهلت دهید و ببینید اوضاع کسب و کارتان چطور پیش میرود.

درباره روش های پرداخت دستمزدتان سختگیری نکنید.

گاهی اوقات اگر دست مشتری یا کارفرما را باز بگذارید تا خود روش پرداخت را انتخاب کند، سریعتر دستمزدتان را دریافت میکنید. با مشتری صحبت کنید و روش مورد نظر او را بپرسید. روش های پرداختی که نیاز به صرف وقت زیادی ندارند (از جمله پرداخت آنلاین) را به مشتری پیشنهاد دهید. اگر ماهانه خدمات مشابهی را برای مشتری خود انجام میدهید، میتوانید از او بخواهید که هر ماه در روز مشخصی مبلغ تعیین شده را به حساب شما واریز کند.

برای پرداخت های پیش از موعد، تخفیفی در نظر بگیرید.

با توجه به کسب و کار و میزان سودتان، اگر این کار به نظرتان منطقی می آید، میتوانید به مشتریانی که بلافاصله اقدام به پرداخت حق الزحمه شما میکنند، تخفیف دهید. با این کار مشتریان به نیت خوب شما پی میبرند و تشویق میشوند که سریعت فاکتور خود را پرداخت کنند. این کار موجب صرفه جویی در زمان و افزایش گردش حسابتان میشود.

تاخیر در پرداخت را پیگیری کنید.

اگر از مهلت پرداخت فاکتوری گذشت، حتما آن را پیگیری کنید. نگران نباشید که با این کار بی ادب به نظر برسید. هرچه زودتر علت تاخیر در پرداخت را بفهمید، میتوانید زودتر مشکل را حل کرده و دستمزدتان را دریافت کنید. هنگام صحبت درباره چنین موضاعاتی، مودب و حرفه ای برخورد کنید. در بیشتر مواقع یک حواس پرتی کوچک سبب تاخیر در پرداخت شده است.