چه اطلاعاتی را در فاکتور فروشگاه اینترنتی وارد کنیم؟

یکی از رایج ترین اسناد حسابداری، فاکتور است. در اکثر موارد، به ویژه هنگامی که خریدار می خواهد نوعی تخفیف را مطالبه کند، مشتریان در وب سایت فروشگاه اینترنتی شما نیاز به فاکتور دارند. این واقعیت که مالیات وابسته به مکان است، باعث می شود که فاکتور فروش فروشگاه اینترنتی شما دارای حداقل اطلاعات مشخص باشد. هنگامی که شما یک فاکتور برای فروشگاه اینترنتی خود طراحی می کنید، اطلاعاتی را باید برای درج در آن در نظر بگیرید که شامل موارد زیر است:

1. کلمه “فاکتور”

برای اینکه کاملاً مشخص شود که این سند یک فاکتور رسمی است، مهم است که کلمه فاکتور را به صورت برجسته در بالا درج کنید. در برخی موارد، این فاکتور می تواند بعنوان سند به علاوه موارد زیر ارائه شود:

• رسید
• تبصره بدهی
• جزئیات پیک

2. شماره سریال فاکتور

از آنجا که این یک سند رسمی مالیات است، باید شماره سریال اختصاصی هر فاکتور را دنبال کنید. در ساده ترین شکل، شماره سریال فقط یک عدد بیشتر از شماره سریال قبلی است. در یک سیستم کمی پیچیده تر، شما ممکن است شماره سریال را در هر سال مالی اولیه تنظیم کنید. در سیستمهای پیچیده تر، ممکن است بخواهید شماره سریال الفبایی را شماره گذاری کنید. در این سیستم، نامه می تواند مشتری خاص یا دسته بندی محصولات را نشان دهد.

3. نام تجاری رسمی شما و نام‌های ثانویه

فاکتور شما باید نام تجاری رسمی شما را درج کند. اگر نام های مرتبط دیگری نیز وجود دارد، باید به آنها نیز اشاره شود. یک مثال می تواند “بازرگانان کیفیت” به عنوان نام تجاری و “حق رای دادن از بازارهای آنلاین XYZ” به عنوان شاخص ثانویه باشد.

4. اطلاعات تماس

در یک فاکتور فروشگاه اینترنتی باید به شهر و کشور شما اشاره شود. در صورت عدم وجود این اطلاعات، محل مالیات مشخص نخواهد بود. این ایده خوبی است که آدرس خیابان، شماره تلفن و آدرس ایمیل خود را کامل وارد کنید. اطلاعات تماس اضافی ممکن است در موارد بعدی نیز معقول باشد. برخی از این اطلاعات اضافی می توانند عبارتند از:

• آدرس دفتر شعبه
• فهرست کردن آدرس های ایمیل برای یک بخش مختلف مانند خدمات به مشتری، صورتحساب، پشتیبانی فروش و غیره.

5. مالیات و سایر کدهای ثبت نام مشاغل

اگر مالیات را به صورت مالیات خدمات، مالیات بر ارزش افزوده، GST یا انواع دیگری اضافه می کنید، لازم است کدهای ثبت نام خود را برای آن نوع خاص از مالیات درج کنید. همچنین بسته به موقعیت مکانی شما ممکن است لازم باشد شناسه ثبت نام مشاغل خود را در فاکتور ذکر کنید.

6. اطلاعات مشتری

فاکتور یک ابزار نیست. این بدان معناست که فاکتور متعلق به مشتری است. فاکتور باید با یک نهاد خاص رسیدگی شود. بنابراین، شما باید خریداران را لیست کنید. معمولاً نام کامل رسمی کافی است. با این حال، بیشتر صاحبین فروشگاه اینترنتی ترجیح می دهند آدرس خیابان و آدرس ایمیل را نیز در بردارید.

7. توضیحات محصول

برای هر کالایی که مشتری خریداری می کند باید نام، اندازه (در صورت وجود)، نوع (در صورت وجود)، مقدار، قیمت واحد و قیمت کل ذکر شود.

8. اضافات و کسر هزینه ها

موارد اضافی می تواند شامل هزینه پستی، حمل و نقل کالا، مالیات، حق بیمه قبلی باشد. کسور ممکن است شامل تخفیف، اعتبار، کوپن و موارد مشابه باشد.

9. جزئیات و نحوه پرداخت

باید در مورد روشهای مختلفی که مشتری می تواند پرداخت کند ذکر شود. این می تواند شامل جزئیات مربوط به نام مورد نظر در انتخاب چک یا شماره حساب باشد که مبلغ آن باید پرداخت شود و اطلاعات بانکی درج شود.

در بیشتر فروشگاه های اینترنتی، پس از دریافت هزینه، فاکتور واقعی تولید می شود. در این حالت، جزئیات پرداخت دریافتی باید ذکر شود.

10. شرایط و ضوابط

شرایط و ضوابط مربوط به فروش باید ذکر شود. هنگامی که مشاغل از فرم های فاکتور از پیش چاپ شده استفاده می کنند، این شرایط و ضوابط تمایل به چاپ روی خود لوازم دارند. شرایط و ضوابط رایج شامل جزئیات مربوط به بازپرداخت، تعمیرات، ضمانت نامه ها می باشد. همچنین، از آنجا که ما در مورد فروشگاه اینترنتی صحبت می کنیم، ممکن است منطقی باشد که اطلاعات شخصی شما را در اینجا وارد کنید.