شماره فاکتور چیست؟

شماره فاکتور یک شماره منحصر به فرد است که توسط کسب و کار صادر کننده فاکتور به مشتری ایجاد می شود. این شماره در فاکتور موجود است و با هدف پیگیری پرداخت استفاده می شود. هنگامی که مشتری پرداخت را انجام می دهد، آنها به این شماره مراجعه می کنند تا نشان دهند که وجوه مربوط به آن فاکتور خاص است.

فاکتور رسمی چیست؟

فاکتور یک صورتحساب است. در واقع لیستی از محصولات یا خدمات ارائه شده به مشتری است که هزینه آن باید پرداخت شود. در صورت تحویل محصول یا ارائه خدمات، فاکتور توسط فروشنده صادر می شود.

یک فاکتور شامل مبلغ توافقی که خریدار باید پس از اتمام سفارش بپردازد، است.

یک فاکتور رسمی مناسب باید شامل موارد زیر باشد:

• تاریخ
• شماره فاکتور
• نام تماس با فروشنده، نام شرکت، آدرس، شماره تلفن، ایمیل
• نام مخاطب مشتری، نام شرکت، آدرس، شماره تلفن، ایمیل
• شماره سفارش خرید (برای اطلاعات بیشتر در مورد سفارشات خرید، لطفاً به “نحوه خرید سفارشات” مراجعه کنید).
• توضیحات مربوط به محصولات یا خدمات مورد نیاز، از جمله قیمت ها و کمیت ها
• محصولات تاریخ تحویل داده شده یا خدمات ارائه شده است
• فرعی
• مالیات
• کل عالی
• شرایط پرداخت (هنگام پرداخت موعد)
• اخطار هزینه های دیررس
• گزینه های پرداخت

چرا شماره فاکتور مهم است؟

شماره فاکتور مهم است، زیرا این امر راهی را برای یک تجارت فراهم می کند که نه تنها پرداختها صورت گرفته یا نه، بلکه توسط چه کسی انجام شود.

بیایید مثالی بزنیم. یک شرکت خدماتی 50 فاکتور در ماه شهریور صادر می کند. تا شهریور، شرکت می تواند بگوید 45 مورد از این فاکتورها پرداخت شده است. آنها می توانند این را بگویند زیرا هر مشتری با پرداخت خود، شماره فاکتور را ارجاع داده است. اکنون تنها کاری که باید انجام دهند پیگیری با 5 مشتری باقی مانده است که فاکتورهای خود را پرداخت نکرده اند.

آیا فاکتورها به شماره فاکتور نیاز دارند؟

فاکتورها به شماره فاکتور نیاز دارند. غالباً مشتریانی صورتحساب هایی را که فاقد شماره فاکتور هستند، رد می کنند، زیرا پیگیری پرداخت ها را غیرممکن یا دشوار می کند. این بدان معناست که فروشنده مجبور است وقت خود را برای تجدید فاکتور تلف کند.

با چه شماره فاکتوری باید شروع کنم؟

شماره فاکتور کاملا مربوط به مشاغلی است که فاکتورها را صادر می کنند. هیچ قانون فدرال یا مقررات مالی در مورد آنچه باید شماره فاکتور یک شرکت را شامل شود وجود ندارد. در اینجا بهترین روشها برای ایجاد شماره فاکتور ذکر شده است:

استفاده از شناسه

بیایید در این مثال دوباره از همان شرکت خدماتی HLS استفاده کنیم. واحد حسابداری برای این شرکت شناسه منحصر به فرد می خواهد، بنابراین آنها تصمیم گرفته اند برای شروع هر شماره فاکتور، از اولین حرف هر کلمه به نام خود استفاده کنند. به این ترتیب، آن را “HLS0001” می خواند.

اگر از شرکتی خرید می کنید که تعداد زیادی فروشنده داشته باشد، در صورت نیاز به پیگیری پرداخت، این نوع سیستم شماره گذاری می تواند شما را از سایر افرادی که فقط از “0001” استفاده می کنند، جدا کند.

روش جایگزین، استفاده از شماره مشتری به عنوان شناسه است. اگر کسب و کار شما بزرگتر است و به هر مشتری شماره مشتری صادر شده است، می توانید از این طریق فاکتور تهیه کنید.

به عنوان مثال، اگر سرویس لیموزین هالیوود فاکتور به مشتری شماره 742 صادر کند، شماره فاکتور “742-0001” خواهد بود.

سرانجام، فقط می توانید از تاریخ تولید فاکتور استفاده کنید. به عنوان مثال اگر HLS در تاریخ 18 دسامبر 2018 یک مشتری فاکتور صادر کند، شماره فاکتور “121818-0001” خواهد بود، یا اگر می خواستند از یک سیستم شماره / تاریخ استفاده کنند، شماره آن “121818-742- 0001 “خواهد بود.

دنباله ای از اعداد ایجاد کنید

شما نمی خواهید برای اولین فاکتور خود شماره ای مانند “HLS0009” تهیه کنید. با “HLS0001” شروع کنید و آن را از آنجا ببرید. هر بار که فاکتور جدید صادر می کنید، باید شماره بعدی مرتب باشد، در این حالت شماره فاکتور بعدی “HLS0002” است.

استفاده از نرم افزار حسابداری

اکثر نرم افزارهای حسابداری که به صورت آنلاین پیدا خواهید کرد، به صورت خودکار فاکتورهایی را برای شما ایجاد می کنند که دارای بخش های مشخصی هستند تا اطلاعات مناسب را وارد کنید. این نرم افزار یک شماره فاکتور نیز ایجاد می کند، که شما می توانید آن را جابجا کنید یا تغییر دهید. در نظر داشته باشید که برای ردیابی فاکتورها، نرم افزار به شما می گوید که زمان پرداخت تاخیر است در آن مرحله، می توانید به راحتی هنگام مراجعه به مشتری برای بررسی وضعیت پرداخت، شماره فاکتور را ارجاع دهید.

هرگز دوبار از شماره فاکتور استفاده نکنید، حتی اگر شرکت های مختلف خود را فاکتور کنید. نرم افزار حسابداری به شما کمک می کند تا چنین اتفاقی نیفتد.

تفاوت بین فاکتور و رسید چیست؟

فاکتور توسط یک فروشنده صادر می شود تا به مشتری اطلاع دهد که پرداخت آن موعد است.

رسید نیز توسط فروشنده صادر می شود تا نشان دهد مبلغ پرداختی انجام شده است.

به طور معمول، یک فاکتور نیازی به رسید ندارد. بیایید با مثال توضیح دهیم.

کافه مارسا قهوه را برای تعدادی از مشاغل منطقه سن دیگو ارسال می کند. او برای یک مشتری با نام کافه سالن سور، یک فاکتور با قیمت یک میلیون اومان صادر می کند. طبق شرایط، سالن سور ملزم به پرداخت در  مدت 30 روز است. سور ظرف 3 هفته و به صورت چک به مارسا پرداخت می کند. مارسا چک را نقد می کند. در آن مرحله، اگر اختلاف در پرداخت وجود دارد، سور می تواند با بانک خود تأیید کند که مارسا چک را نقد کرده است و رسید لازم نیست.

بگذارید از یک مثال دیگر استفاده کنیم شرکت مارسا به هیچ وجه فاکتور صادر نمی کند. در عوض وقتی وارد کافه سالن سور شد و قهوه را تحویل گرفت، مارسا درست و در آنجا به او پول می دهد. سپس مارسا رسید را صادر می کند، که نشان می دهد کالاها برای آن پرداخت شده اند.