8 نکته برای دریافت به موقع فاکتور توسط مشتری

هیچ کس نمی خواهد مشتریان را برای پرداخت هزینه تعقیب کند، اما این اتفاق همیشه در تجارت رخ می دهد. با این وجود، مشاغل کوچک غالباً در این زمینه دچار چالش هستند، زیرا تأخیر در پرداخت می تواند به جریان نقدی آنها آسیب برساند و سلامت مالی شرکت را به خطر اندازد.

خوشبختانه، نکاتی ساده و مؤثر وجود دارد که مشاغل کوچک می توانند از آن پیروی کنند تا سرعت پرداخت را افزایش دهند و هنوز هم حرفه ای به نظر می رسند.

1. شرایط پرداخت را درج کنید

یک توصیه آسان برای جلب مشتری به منظور پرداخت صورتحساب، تعیین شرایط پرداخت از ابتدا است. آنها را در قرارداد خود، در بحث های کلامی و قطعاً در خود فاکتور درج کنید.

مثالهایی برای درج مدت پرداخت در فاکتور رسمی:

• در طی 30 روز از تاریخ فاکتور
• موعد مقرر: 4 شهریور 1399
• پرداخت آن در تاریخ 4 شهریور 1398 انجام می شود

مشتریان باید از برنامه های پرداخت و میزان پرداخت هزینه در هر مرحله کاملاً آگاه باشند. با توجه به اینکه کارفرمایان پیشرو هستند، این ذهنیت مشتری را دریافت می کند که حتی اگر آنها خدمات و یا محصولات شما را به صورت اعتباری دریافت می کنند، اما طبق گفته کارآفرین، انتظار می رود که همیشه در یک تاریخ مشخص بپردازند.

2. فاکتور خود را واضح طراحی کنید

داشتن یک فاکتور روشن و قابل فهم برای پرداخت به موقع مهم است. شما نمی خواهید نامفهوم بودن فاکتور، علت پرداخت یرهنگام فاکتورها باشد.

خطاها را دو بار بررسی کنید، قالب هایی با چیدمان تمیز انتخاب کنید و توضیحات مربوط به محصولات یا خدمات را ذکر کنید. به یاد داشته باشید، فاکتور شما ابزاری برای بازاریابی است و انعکاسی از حرفه ای بودن تجارت شما است.

درمورد زمان ارسال فاکتور، نتایج متفاوتی گرفته شده است. تحقیقات نشان می دهد فاکتورهای ارسال شده در آخر هفته سریعتر پرداخت می شوند. اگر ماهانه صورتحساب ایجاد کنید، فاکتورهای ارسال شده در اول ماه احتمالاً به موقع پرداخت می شوند.

3. فاکتور را برای شخص مناسب ایجاد کنید

ایجاد صورتحساب برای یک شرکت بزرگ؟ اطمینان حاصل کنید که فاکتورهای خود را برای مخاطب درست ارسال می کنید. آیا باید آن را برای حسابدار شرکت ارسال کنید؟ از مخاطب خود بپرسید که چه کسی باید صورتحساب را دریافت کند و چگونه؟ اگر از طریق ایمیل است، بپرسید نام چه کسی باید در فاکتور ثبت شود.

4. روابط قوی با مشتری ایجاد کنید

این یک مشکل نیست که سریع بتوان حلش کرد، اما داشتن یک رابطه عالی با مشتری شما مسیری طولانی را برای دریافت به موقع فاکتورهای شما طی می کند. به گفته متخصصین، یک رابطه محکم باعث می شود که در صورت نزدیک بودن زمان پرداخت فاکتور، پیگیری آسانتر شود و مشتری را بیشتر پاسخگو باشد.

با به اشتراک گذاشتن اطلاعات شخصی در مورد خود و اجازه صحبت کردن و مکالمات خود، گاهی اوقات ارتباط شخصی با مشتری خود برقرار کنید. در صورت امکان به صورت حضوری ملاقات کنید.

5. ارسال یادآوری های دوستانه

یادآوری هایی را در تقویم خود در مورد زمان پیگیری با مشتری در مورد فاکتور تنظیم کنید. از ارسال نامه الکترونیکی نترسید. اغلب مشتریان مشغله زیادی دارند و پرداخت فاکتور را فراموش می کنند. آنها از این یادآوری قدردانی می کنند. یک یادآوری دوستانه همچنین به مشتری ها نشان می دهد که شما یک حرفه ای هستید.

می توانید یک هفته قبل از موعد فاکتور به آنها ایمیل ارسال کنید. اگر ظرف دو روز پاسخی دریافت نکردید، با یک تماس تلفنی پیگیری کنید.

همچنین خوب است تأیید کنید که مشتری در وهله اول فاکتور را دریافت کرده است. اگر یک ایمیل تأییدیه دریافت نکردید، چند روز بعد ایمیلی ارسال کنید تا درخواست تأیید کنید.

در بخش زیر الگوهای ایمیل وجود دارد که می توانید هنگام درخواست پرداخت از آنها استفاده کنید.

6. روش پرداخت ساده ای را پیشنهاد دهید

در مورد نحوه پرداخت روشن باشید. در بخش شرایط و ضوابط موجود در فاکتور خود را وارد کنید چه روشهای پرداختی را می پذیرید و هرگونه اطلاعات مربوط به حسابو ارسال ایمیل تایید پرداخت را وارد کنید.

ممکن است بخواهید با مشتری در مورد نحوه پرداخت آنها قبلاً صحبت کرده باشید. شاید آنها ترجیح می دهند از طریق انتقال الکترونیکی از طریق کارت اعتباری یا بصورت آنلاین پرداخت کنند. برخی از نرم افزارهای صورتحساب به طور خودکار به مشتریان امکان می دهد از طریق کارت اعتباری پرداخت کنند و پرداخت آن نیز ساده تر می شود.

7. پیشنهاد تشویق به پرداخت زود هنگام

ارائه تخفیف ممکن است مشتریانی را که زودتر پرداخت می کنند تشویق کنند. به عنوان مثال، در صورت پرداخت کامل فاکتور در 15 روز، به جای 30، می توانید 10 درصد تخفیف ارائه دهید.

گفته می شود، با دقت در نظر بگیرید که آیا تجارت کوچک شما امکان تخفیف را دارد یا خیر. اگر مشتری در حال حاضر در بازه زمانی اختصاص یافته به شما پرداخت می کند، احتمالاً نیازی به سرمایه گذاری در پرداخت وجه زودتر از آنها ندارید، مگر اینکه با مشکلات جدی در جریان پول مواجه باشید.

تخفیف فقط برای مشتریانی که دائماً خیلی دیر پرداخت می کنند و به جریان نقدی شما آسیب می رسانند، می توانند ارزش آن را داشته باشند.

8. درخواست پیش پرداخت

از درخواست سپرده یا پیش پرداخت نترسید، به ویژه اگر این یک امر رایج در صنعت شما باشد. پرداخت پول در مقابل برای جریان پول نقد یک تجارت کوچک بسیار سودمند است.

طبق گفته متخصصین، سه روش برای درخواست پول در پیش وجود دارد:

1. 30 درصد از پروژه های بزرگ را در ابتدا دریافت کنید
2. اگر به صورت ساعتی صورتحساب پرداخت می کنید، درخواست پیش پرداخت دو هفته ای کنید.
3. مبلغ معادل برای کل یک ماه پیش رو را فاکتور کرده و پس از آن فاکتورها را برای درخواست پرداخت در مدت 30 روز ارسال کنید.

چگونه می توان شرکتی را برای پرداخت فاکتور وادار کرد؟

یکی از مشتری های شما به موقع به شما پرداخت نمی کند؟ از این نکات برای سریعتر پرداخت شرکت استفاده کنید:

• حرفه ای باشید. دوستانه باشید، کار عالی را به موقع ارسال کنید، یک وب سایت حرفه ای داشته باشید و فاکتورهای شفاف و درستی ارسال کنید. مشتریانی که به نظر شما مطلوب می پردازند، بیشتر به موقع پرداخت می کنند.
• با مخاطب خود در شرکت تماس بگیرید. اگر آنها مشغول نادیده گرفتن ایمیل های شما هستند، ممکن است یک تماس آنها را به سمت عملی سوق دهد.
• به طور مکرر ارتباط برقرار کنید. ارسال یادآوری ملایم و دوستانه فوق العاده مفید است.
• هزینه هایی برای دیرکرد تعیین کنید. این مورد را در فاکتور خود وارد کنید و به آرامی به مشتری نزدیک یادآوری کنید که دلیل آن این است که آنها می توانند تاخیر در هزینه ها داشته باشند و اینکه چگونه این می تواند بر کل مبلغ تأثیر بگذارد. شما می توانید یک درصد یا هزینه ای را پرداخت کنید.
• با یک مخاطب دیگر وارد شوید. شاید تماس منظم شما به دلایل شخصی در تعطیلات باشد.
• فاکتور را مجدداً ارسال کنید. تماس شما می توانست برایشان تاثیر بگذارد کند.
• پس از برقراری ارتباط، یک تاریخ محکم برای ارسال پول دریافت کنید
• یادآورهای خودکار را از طریق نرم افزار صورتحساب ارسال کنید. مشتری آنها را شخصاً نمی گیرد و یادآوری می تواند پیوندهایی به روش های پرداخت داشته باشد.

نحوه درخواست پرداخت از طریق ایمیل

برای ارسال به مشتری خود این الگوهای ایمیل درخواست پرداخت رایگان را کپی و جایگذاری کنید.

نامه یادآوری پرداخت مالی

سلام [درج نام مشتری]،

امیدوارم حال شما خوب باشد. برای تأیید اینکه فاکتور [درج نام پروژه] را دریافت کرده اید، از طریق ایمیل برای شما ارسال می کنم. قبلا آن را ارسال کردم و می خواهم تأیید کنم که همه چیز نظم دارد.

یادآور می شود که شرایط پرداخت من 7 روز [یا هر آنچه که توافق کرده اید] است و پرداخت شما در [تاریخ موعد مقرر] انجام می شود.

ممنون بخاطر وقتی که گذاشتید،

[نام خود را وارد کنید]

نامه درخواست پرداخت

سلام [درج نام مشتری]،

امیدوارم حال شما خوب باشد. امروز با یک یادآوری ملایم به ایمیل ارسال می کنم که هفته آینده، [درج تاریخ]، پرداخت شما برای [درج نام پروژه] موعد انجام می شود. من در روزهای آینده فاکتور را ارسال می کنم اما فکر می کنم یک یادآوری دوستانه ممکن است به ما کمک کند تا هر دو در سازماندهی بمانند!

اگر هرگونه نگرانی یا سؤالی دارید، دریغ نکنید که به نتیجه برسید.

ممنون بخاطر وقتی که گذاشتید،

[نام خود را وارد کنید]

ارسال فاکتور از طریق ایمیل

با استفاده از این الگوی ایمیل هنگام ارسال فاکتور، سریعتر پرداخت کنید:

سلام [درج نام مشتری]،

لطفاً برای [درج پروژه، خاص باشید] یک فاکتور ضمیمه پیدا کنید.

از شما متشکریم اگر درمورد فاکتور خود سؤالی دارید، لطفاً با [نام] در [مشخصات تماس] تماس بگیرید.

 [نام خود را وارد کنید]