چگونه به عنوان فریلنسر فاکتور صادر کنیم؟

هنگامی که به صورت آزاد و بدون وابستگی به سازمان، نهاد و یا اداره ای کار میکنید، دریافت دستمزد خدماتی که برای مشتریانتان انجام داده اید به خودتان بستگی دارد. بهترین راه گرفتن دستمزدتان، ارائه فاکتور است. ممکن است در آغاز کار درباره هزینه کاری که قرار است انجام دهید با مشتریتان صحبت کرده باشید. فاکتور را باید زمانی که کار را به پایان رسانده اید ارائه دهید و در آن درباره کاری که انجام داده اید و دستمزدی که باید دریافت کنید توضیح دهید.

در فاکتور یک فریلنسر چه مواردی باید درج شوند؟

اطلاعات تماس

حتما نام (در صورت وجود، نام شرکت) و آدرستان را بنویسید. ممکن است مشتری بخواهد با شما تماس بگیرد، پس بهتر است تلفن تماس و ایمیلتان را هم در فاکتور درج کنید. اگر شرکت دارید و شرکتتان لوگوی مخصوص دارد، حتما آن را در فاکتور قرار دهید. با وجود لوگو، فاکتورتان حرفه ای تر به نظر می آید. همچنین باید نام یا نام تجاری و آدرس مشتریتان را هم در فاکتور درج کنید.

شماره فاکتور

فرقی نمیکند برای تهیه فاکتور از نرم افزار حسابداری استفاده کنید و یا خودتان این کار را به صورت دستی انجام دهید، باید حتما آن را شماره گذاری کنید. به عنوان فریلنسر، ممکن است مجبور باشید به سوالات مشتریان درباره کارتان پاسخ دهید و پرداخت هایشان را بررسی کنید. داشتن فاکتورهای مرتب و طبقه بندی شده به شما کمک میکند سوالات را سریعتر پاسخ دهید. با استفاده از شماره فاکتور، هم شما و هم مشتریتان مطمئن خواهید بود که در حال مذاکره درباره یک پروژه هستید.

تاریخ صدور و تاریخ پرداخت

حتما تاریخ صدور فاکتور را در فاکتور خود بگنجانید، چرا که مهلت پرداخت دستمزدتان از زمان صدور فاکتور آغاز میشود. اگر به هر دلیلی فاکتورتان را به اشتباه شماره گذاری کردید، بررسی تاریخ صدور فاکتورها میتواند به تشخیص فاکتور مد نظرتان کمک کند. نوشتن تاریخ پرداخت را فراموش نکنید. معمولا تاریخ پرداخت یک روز بعد از تاریخ صدور فاکتور است. البته تاریخ پرداخت میتواند بسته به توافقات میان شما و مشتریتان تغییر کند.

توصیف هر مورد و ارائه مبلغ کل

مهمترین اطلاعات مندرج در فاکتور، طبقه بندی و تفکیک کالاها و خدماتی است که ارائه داده اید. هر مورد را به صورت جداگانه نوشته و روند خدمات، کالاهای استفاده شده در آن، کیفیت کالاها، مبلغ خدمات و کالاها را در مقابل آن توضیح دهید. درنهایت مبلغ کل را درج کنید.

روش های پرداخت

کاری کنید که مشتریانتان بتوانند به راحتی دستمزد شما را پرداخت کنند. چند راه را پیش رویشان بگذارید تا بتوانند مناسب ترین راه را انتخاب کرده و دستمزدتان را پرداخت کنند. اطلاعات لازم برای استفاده از هر روش را هم در اختیار آن ها قرار دهید.

اگر امکان پذیرش چک را دارید، آدرسی دقیق بدهید تا بتوانند چک را به آن ارسال کنند. شماره حساب و شماره کارت خود را برای انجام تراکنشات بانکی به آن ها بدهید. میتوانید از برنامه های واریز وجه نیز استفاده کنید.

هزینه های اضافی

در انتهای فاکتور، مواردی همچون هزینه های اضافی و تخفیفات را به مشتری اطلاع دهید. جریمه ای را که برای تاخیر در پرداخت و یا پاداشی را که برای پرداخت پیش از موعود در نظر گرفته اید، در همین قسمت مطرح کنید.

به عنوان فردی آزادکار، مستقل کار کردنتان مسئولیت هایی اضافی ( از جمله مدیریت مسائل مالی و حصول اطمینان از دریافت حق الزحمه) را برایتان به دنبال دارد. ارسال فاکتور به مشتریانتان بخش ضروری کسب و کار آزاد شماست. در ادامه نکاتی در خصوص تهیه فاکتور برای فریلنسرها را به شما گوشزد میکنیم:

6 نکته در تهیه فاکتور برای فریلنسرها

1. قراردادتان را بررسی کنید

پیش از شروع کار، باید درباره جزئیات کاری که قرار است انجام دهید و نیز مبلغی که مشتری باید به شما پرداخت کند توافق کنید. این موارد باید در توافق نامه، قرارداد و یا برگه پیشنهاد به کار درج شوند. یکی از رایج ترین عللی که آزادکاران نمیتوانند دستمزد خود را دریافت کنند آن است که مبلغ مد نظر آن ها با شرایط مندرج در قرارداد تطابق ندارد. پس تمام شرایط ذکر شده در قرارداد را بخوانید و ببینید آیا:

• کار را در تاریخی که مقرر بوده به پایان رسانده اید
• درباره روش پرداخت حق الزحمه به توافق رسیده اید
• درباره زمان پرداخت حق الزحمه به توافق رسیده اید

حتما مفاد قراردادتان را به یاد داشته باشید تا بتوانید در پایان کار، بر اساس آن فاکتور کار را تهیه کنید.

2. کارتان را توضیح دهید

ممکن است مشتریتان همزمان با شما، با چند آزادکار دیگر نیز همکاری کند. پس هنگام ارائه خدمات، کاری را که انجام داده اید به دقت به مشتری توضیح دهید. در فاکتورتان هم توضیحی دقیق درباره مسئولیت محول شده به شما و هم اطلاعاتی همچون نام شرکت، تاریخ آغاز همکاری و تاریخ پایان خدمات را ارائه کنید. هرچه مشتریتان زودتر شما و خدماتتان را به یاد بیاورد، زودتر دستمزدتان را پرداخت خواهد کرد.

3. خودتان قیمت را تعیین کنید

هنگامی که کار مشتری را قبول میکنید، پیش از قطعی شدن قیمت، خودتان قیمت مد نظرتان را پیشنهاد دهید. در همان ابتدا درباره هزینه اضافی مواردی همچون بازنگری در کار و تاخیر در پرداخت صحبت کنید. اگر توافقات اولیه طی تماس تلفنی و یا پیام صورت گرفت، بعد از آن قراردادی آماده کنید و قیمت تمام شده کار را برای مشتری بفرستید.

هنگام ارائه فاکتور، هر مرحله از کاری را که انجام داده اید جداگانه ذکر کنید، نه به صورت یک کار کلی. اگر لازم باشد فردی کارهای صورت گرفته توسط شما را تایید کند، ذکر مراحل کار روند تایید آن را تسریع میکند.

4. مالیات ها و هزینه ها را در نظر بگیرید

بعضی از قراردادها آن چنان پیچیده هستند که ممکن است فرد آزادکار در نهایت مجبور شود مبلغی را از جیب خودش بپردازد. پس تمام موارد و خرج های اضافی را در فاکتورتان بنویسید. اگر میخواهید به ازای تاخیر در پرداخت، از مشتری مبلغی اضافی به عنوان جریمه دریافت کنید، آن را هم در فاکتور قید کنید. هنگام تهیه فاکتور، به مسئله مالیات نیز دقت کنید.

5. پیگیری کنید

اگر آزادکار هستید، باید همواره راه های ارتباطی خود با مشتریان را باز بگذارید. پس از ارسال فاکتور، مطمئن شوید که در صورت بروز هر گونه پرسش و یا مشکل، مشتری امکان برقراری ارتباط با شما را دارد. فاکتور را به همراه نوشته ای دوستانه و تشکرآمیز به مشتری ارسال کنید. احتمالا این کار سبب تلاش بیشتر مشتری در پرداخت به موقع حق الزحمه تان میشود.

اگر به موعد پرداخت حق الزحمه تان نزدیک میشوید، پیامی دوستانه به مشتری خود بفرستید و ضمن یادآوری تاریخ پرداخت، از او بپرسید که پرسشی در خصوص نحوه پرداخت دارد و یا خیر. ممکن است مشتری به هر دلیلی فاکتور شما را ندیده باشد، با این کار مسئله پرداخت دستمزدتان را به او یادآوری میکنید.

6. به استفاده از نرم افزار فکر کنید

استفاده از نرم افزارهای تهیه فاکتور کارتان را راحت تر میکند. هم در زمانتان صرفه جویی میشود و هم فاکتورهایتان مرتب و طبقه بندی شده خواهند بود. این نرم افزارها به شما کمک می کنند تا فاکتورهای خود را شماره گذاری کنید و پرداخت به موقع یا تأخیر در پرداخت را بررسی کنید. استفاده از نرم افزارها بسیار ساده تر از وارد کردن دستی اطلاعات در برگه است.